Lista de verificação de viagens internacionais para empregadores dos EUA

As viagens de negócios globais sempre trouxeram desafios logísticos, mas as mudanças no cenário político de hoje estão levando muitas empresas a reavaliar quando, onde e por que enviam funcionários dos EUA para o exterior, bem como a forma como os funcionários internacionais entram e saem dos EUA. Os gerentes de viagens corporativas têm o que é conhecido como "obrigação de cuidado": uma responsabilidade fiduciária de garantir o paradeiro, a segurança e a conformidade de seus funcionários com as exigências federais", diz Vik Krishnan, sócio sênior da McKinsey que assessora empresas dos setores de aviação e viagens. "Nenhum gerente de viagens quer problemas para qualquer funcionário, então eles estabelecem regras que levam em conta o menor denominador comum de risco." Isso é muito mais complicado quando os riscos de base são elevados e as regras e requisitos mudam a cada dia. A nova proibição de viagens do presidente Trump é um excelente exemplo. A partir de 9 de junho, cidadãos de 12 países, incluindo Irã, Somália e Afeganistão, estão proibidos de visitar os EUA, enquanto os de outras sete nações enfrentam restrições. Mais mudanças podem estar por vir, diz Malcolm Goeschl, advogado principal da Goeschl Law, uma empresa de São Francisco especializada em consultoria de imigração para empresas. "Não seria surpreendente se novas proibições de viagem fossem anunciadas no futuro com escopo mais amplo, ou seja, aplicando-se a mais nacionalidades ou classes de indivíduos", diz ele. De fato, até o momento em que este texto foi escrito, os relatórios sugerem que o governo está considerando proibir até 36 países adicionais, a maioria dos quais está na África. À medida que as organizações navegam em um ambiente global cada vez mais imprevisível, os especialistas recomendam a criação de uma lista de verificação que abranja políticas de viagem técnicas e relacionadas a pessoas. Veja a seguir como começar. Esclareça quais funcionários estão trabalhando com autorização temporária Obter uma visão clara de sua força de trabalho baseada nos EUA - incluindo quais funcionários estão com vistos patrocinados ou status de trabalho de curto prazo e monitorar os próximos prazos de renovação - é um ponto de partida útil. "A maioria das empresas já monitora essas informações, portanto, as considerações nesse ambiente não são necessariamente mais onerosas do que o que já é padrão", diz Krishnan. Goeschl também recomenda aconselhar os estrangeiros da equipe que possam ter violações de status a falar com a empresa antes de qualquer viagem. Qualquer pessoa que não seja cidadã americana e que tenha tido problemas legais, sejam eles criminais, como um D.U.I., ou um delito não criminal, poderá ter dificuldades para entrar e sair do país. Isso também pode se aplicar aos portadores de visto que se manifestaram sobre questões políticas, seja na imprensa, nas mídias sociais ou em qualquer outro lugar, acrescenta Goeschl. "Entre em contato com os estrangeiros e certifique-se de que eles saibam o que esperar, incluindo seus direitos - ou a falta deles - nos portos de entrada." Estabeleça uma estrutura para avaliar a necessidade de cada viagem Krishnan recomenda a implementação de um processo para avaliar as oportunidades de viagem com base em quão essencial é a viagem e se há outras maneiras de atender à mesma necessidade. Em outras palavras, ele diz: "Essa viagem é voltada para o cliente e é essencial para o crescimento da linha superior - e estar lá pessoalmente fará a diferença entre ganhar um contrato ou perdê-lo para um concorrente?" Ou será que uma reunião pelo Zoom é suficiente? Outros fatores entram em jogo, como equidade e justiça, acrescenta Krishnan. Considere dois gerentes de vendas: um deles tem um passaporte americano que lhe permite viajar livremente, enquanto o outro tem um passaporte de outro país que talvez não ofereça o mesmo privilégio. "Será que ambos estão tendo acesso igual para fazer seu trabalho e atingir seu potencial?" As soluções nem sempre são simples, e os líderes precisam ser flexíveis. Krishnan compara a situação ao que aconteceu durante a pandemia da Covid-19, quando algumas fronteiras estavam abertas e outras fechadas. "As empresas tiveram que se adaptar: ajustar os mecanismos de recompensa, fazer ajustes pontuais e até mesmo redesenhar as jurisdições territoriais para garantir que os funcionários tivessem oportunidades iguais." Informe os funcionários sobre os requisitos de entrada e forneça orientação sobre possíveis desafios Se os funcionários estiverem visitando os EUA a negócios, eles são obrigados por lei a ter a documentação adequada, que pode incluir um visto ou um Sistema Eletrônico de Autorização de Viagem (ESTA) válido, dependendo do país de origem. Os agentes de controle de fronteira sempre tiveram autoridade para recusar visitantes que não tivessem a documentação exigida, e as empresas devem preparar os funcionários para casos extremos, como a possibilidade de serem recusados na fronteira devido a uma fiscalização mais rigorosa, diz Krishnan. "O que antes era visto como cenários de baixa probabilidade agora faz parte do processo de planejamento", diz ele. "As empresas estão adotando muita cautela." De fato, em meio à crescente tensão geopolítica, as viagens internacionais podem ser mais complicadas para alguns funcionários, observa Goeschl. Por exemplo, pessoas de lugares com relações tensas com os EUA podem encontrar dificuldades na fronteira dos EUA. Até mesmo funcionários de países com isenção de visto podem ter problemas com as autoridades de imigração dos EUA, acrescenta. Goeschl aconselha o desenvolvimento de diretrizes para ajudar os funcionários a saber o que esperar ao viajar, incluindo quaisquer complicações que possam enfrentar, mesmo que o risco seja baixo. Descreva as estruturas de suporte da empresa, como recursos jurídicos e contatos de RH para ajudar os funcionários caso seu status seja questionado ou as políticas de viagem mudem. E ofereça orientações sobre como se preparar para a triagem na fronteira. Algumas empresas podem relutar em compartilhar esse tipo de informação, preocupadas em causar pânico. Mas há riscos reais - como o de os funcionários terem seus telefones apreendidos e inspecionados, diz Goeschl. É importante se preparar e ter em mente que a situação está evoluindo. Elabore planos de contingência para mudanças de políticas que afetem as viagens Muitas empresas costumam trazer seus principais líderes de todo o mundo para reuniões internas nos EUA. Mas se, de repente, esses funcionários não puderem entrar no país, o senhor precisará de um Plano B. "Reuniões menores são mais fáceis de serem transferidas, mas certas reuniões e conferências - com base apenas na escala, no número de visitantes, no número de quartos de hotel necessários e na logística - são relativamente difíceis de serem transferidas", diz Krishnan. Quando a viagem é necessária, os líderes geralmente conseguem encontrar maneiras de gerenciar o risco. As abordagens variam, diz Goeschl. Os líderes podem, por exemplo, encaminhar os funcionários por cidades como Dublin, onde eles podem passar pela imigração dos EUA antes de embarcar no voo. Dessa forma, os problemas são resolvidos no início, e não depois de terem viajado metade do mundo, diz Goeschl. A nova proibição de viagens aumenta a complexidade. A proibição proíbe a entrada nos EUA de visitantes do Afeganistão, Mianmar, Chade, República do Congo, Guiné Equatorial, Eritreia, Haiti, Irã, Líbia, Somália, Sudão e Iêmen. A ordem também impõe restrições maiores aos visitantes de Burundi, Cuba, Laos, Serra Leoa, Togo, Turcomenistão e Venezuela. A proibição de viagens tem um escopo mais restrito do que as tentativas feitas durante o primeiro mandato de Trump, observa Goeschl. A TI não restringe pessoas desses países que sejam portadoras de green card, que estejam atualmente nos EUA ou que já tenham um visto válido para os EUA. Ainda assim, Goeschl diz que a nova regra ressalta a importância de garantir vistos com antecedência para os funcionários, a fim de reduzir o risco de serem afetados por futuras proibições. Goeschl diz que também observou um número maior de solicitações do ESTA sendo negadas ou atrasadas, portanto, ele também recomenda enviá-las com bastante antecedência. Equilibre a conscientização cautelosa com a tomada de decisões práticas As organizações precisam ser pragmáticas e estar cientes de que alguns funcionários podem enfrentar problemas nas fronteiras dos EUA, como serem detidos ou recusados. Mas os especialistas também enfatizam a importância de manter a calma. "Em uma base individual ajustada ao risco, a maioria dos viajantes enfrenta um risco mínimo", diz Krishnan. E ser excessivamente conservador nem sempre é a melhor abordagem. "É como se um médico dissesse para o senhor não sair de casa sem um traje de proteção, uma máscara e óculos de proteção durante a temporada de gripe", diz Goeschl. "É importante que os líderes não sejam paranoicos demais, pois isso pode afetar sua capacidade de fazer negócios." Goeschl recomenda planejar cuidadosamente sem deixar que o medo tome conta. Seu objetivo como líder é encontrar o ponto ideal entre a cautela e a tomada de decisões práticas.

Lista de verificação de viagens internacionais para empregadores dos EUA

Resumo.

Partner Center