Una lista de comprobación de los viajes internacionales para los empresarios estadounidenses

Los viajes de negocios internacionales siempre han conllevado retos logísticos, pero el cambiante panorama político actual está incitando a muchas empresas a replantearse cuándo, dónde y por qué envían a sus empleados estadounidenses al extranjero, así como la forma en que los empleados internacionales entran y salen de EE UU. "Los gestores de viajes corporativos tienen lo que se conoce como una 'obligación de cuidado': la responsabilidad fiduciaria de garantizar el paradero de sus empleados, su seguridad y el cumplimiento de los requisitos federales", afirma Vik Krishnan, socio principal de McKinsey que asesora a empresas de los sectores de la aviación y los viajes. "Ningún gestor de viajes quiere problemas para ningún empleado, así que establecen normas que tengan en cuenta el mínimo común denominador de riesgo". Eso es mucho más complicado cuando los riesgos básicos son elevados y las normas y requisitos cambian día a día. La nueva prohibición de viajar del presidente Trump es un buen ejemplo. Desde el 9 de junio, los ciudadanos de 12 países, incluidos Irán, Somalia y Afganistán, tienen prohibido visitar EE.UU., mientras que los de otras siete naciones se enfrentan a restricciones. Podrían avecinarse más cambios, afirma Malcolm Goeschl, abogado principal de Goeschl Law, un bufete de San Francisco especializado en asesoramiento sobre inmigración empresarial. "No sería sorprendente que en el futuro se anunciaran nuevas prohibiciones de viajar de mayor alcance, es decir, que se aplicaran a más nacionalidades o clases de individuos", afirma. De hecho, en el momento de escribir estas líneas, los informes sugieren que la administración está considerando prohibir hasta 36 países más, la mayoría de los cuales se encuentran en África. A medida que las organizaciones navegan por un entorno global cada vez más impredecible, los expertos recomiendan elaborar una lista de comprobación que cubra tanto las políticas de viaje técnicas como las relacionadas con las personas. He aquí cómo empezar. Aclare qué empleados trabajan con autorización temporal Obtener una imagen clara de su mano de obra con base en EE.UU. -incluyendo qué empleados tienen visados patrocinados o estatus de trabajo a corto plazo y controlando los próximos plazos de renovación- es un punto de partida útil. "La mayoría de las empresas ya realizan un seguimiento de esta información, por lo que las consideraciones en este entorno no son necesariamente más onerosas de lo que ya es habitual", afirma Krishnan. Goeschl también recomienda aconsejar a los extranjeros en plantilla que puedan tener infracciones de estatus que hablen con la empresa antes de cualquier viaje. Cualquiera que no sea ciudadano estadounidense y haya tenido problemas legales, ya sean penales como un D.U.I. o un delito no penal, podría tener dificultades para entrar y salir del país. Esto también podría aplicarse a los titulares de visados que se hayan pronunciado sobre cuestiones políticas, ya sea en la prensa, en los medios sociales o en cualquier otro lugar, añade Goeschl. "Póngase en contacto con los extranjeros y asegúrese de que saben a qué atenerse, incluidos sus derechos -o la falta de ellos- en los puertos de entrada". Establezca un marco para sopesar la necesidad de cada viaje Krishnan recomienda establecer un proceso para evaluar las oportunidades de viaje en función de lo esencial que sea el viaje y de si hay otras formas de satisfacer la misma necesidad. En otras palabras, dice: "¿Este viaje está orientado al cliente y es fundamental para el crecimiento de los ingresos, y estar allí en persona va a marcar la diferencia entre ganar un contrato o perderlo a manos de un competidor?". ¿O podría bastar con una reunión por Zoom? Otros factores entran en juego, como la equidad y la justicia, añade Krishnan. Consideremos dos directores de ventas: uno tiene un pasaporte estadounidense que le permite viajar libremente, mientras que el otro tiene un pasaporte de otro país que podría no concederle el mismo privilegio. "¿Se les da a ambos el mismo acceso para hacer su trabajo y alcanzar su potencial?". Las soluciones no siempre son sencillas y los dirigentes deben ser flexibles. Krishnan compara la situación con lo que ocurrió durante la pandemia del Covid-19, cuando algunas fronteras estaban abiertas y otras cerradas. "Las empresas tuvieron que adaptarse: retocar los mecanismos de recompensa, hacer ajustes puntuales, incluso redibujar las jurisdicciones territoriales para garantizar que los empleados tuvieran las mismas oportunidades". Informe a los empleados sobre los requisitos de entrada y oriéntelos sobre los posibles retos Si los empleados visitan EE.UU. por negocios, la ley les exige que dispongan de la documentación adecuada, que puede incluir un visado o un Sistema Electrónico de Autorización de Viaje (ESTA) válido, dependiendo del país de origen. Los agentes de control fronterizo siempre han tenido autoridad para rechazar a los visitantes que no tuvieran la documentación requerida, y las empresas deben preparar a sus empleados para casos límite, como la posibilidad de ser rechazados en la frontera debido a una aplicación más estricta de la ley, dice Krishnan. "Lo que antes se consideraban escenarios de baja probabilidad ahora forman parte del proceso de planificación", afirma. "Las empresas están extremando la precaución". De hecho, en medio de la creciente tensión geopolítica, los viajes internacionales pueden resultar más complicados para algunos empleados, señala Goeschl. Por ejemplo, las personas procedentes de lugares con relaciones tensas con EE.UU. podrían encontrar dificultades en la frontera estadounidense. Incluso los empleados de países con exención de visado pueden tener problemas con las autoridades de inmigración estadounidenses, añade. Goeschl aconseja elaborar directrices para ayudar a los empleados a saber qué pueden esperar cuando viajen, incluidas las complicaciones a las que podrían enfrentarse, incluso si el riesgo es bajo. Describa las estructuras de apoyo de la empresa, como los recursos jurídicos y los contactos de RR.HH. para ayudar a los empleados si se cuestiona su estatus o cambian las políticas de viaje. Y ofrezca indicaciones sobre cómo prepararse para los controles fronterizos. Algunas empresas pueden mostrarse reacias a compartir este tipo de información, preocupadas por causar pánico. Pero existen riesgos reales, como que a los empleados les requisen e inspeccionen sus teléfonos, afirma Goeschl. Es importante prepararse y tener en cuenta que la situación evoluciona. Idee planes de contingencia para los cambios de política que afecten a los viajes Muchas empresas traen habitualmente a sus principales líderes de todo el mundo para celebrar reuniones internas en EE.UU. Pero si de repente esos empleados no pueden entrar en el país, necesitará un plan B. "Las reuniones más pequeñas son más fáciles de trasladar, pero ciertas reuniones y conferencias -sólo en función de la escala, el número de visitantes, el número de habitaciones de hotel necesarias y la logística- son relativamente difíciles de repatriar", dice Krishnan. Cuando es necesario viajar, los dirigentes suelen encontrar formas de gestionar el riesgo. Los enfoques varían, dice Goeschl. Los líderes pueden, por ejemplo, encaminar a los empleados a través de ciudades como Dublín, donde pueden pasar por inmigración estadounidense antes de embarcar en su vuelo. De ese modo, los problemas se abordan en la fase inicial, no después de que hayan volado por medio mundo, dice Goeschl. La nueva prohibición de viajar aumenta la complejidad. La prohibición prohíbe la entrada en EE.UU. de visitantes procedentes de Afganistán, Myanmar, Chad, la República del Congo, Guinea Ecuatorial, Eritrea, Haití, Irán, Libia, Somalia, Sudán y Yemen. La orden también impone mayores restricciones a los visitantes de Burundi, Cuba, Laos, Sierra Leona, Togo, Turkmenistán y Venezuela. La prohibición de viajar tiene un alcance más limitado que las intentadas durante el primer mandato de Trump, señala Goeschl. No restringe a las personas de esos países que son titulares de una tarjeta verde, que se encuentran actualmente en EE.UU. o que ya tienen un visado válido para EE.UU. Aún así, Goeschl dice que la nueva norma subraya la importancia de asegurar los visados con antelación para los empleados a fin de reducir el riesgo de verse afectados por futuras prohibiciones. Goeschl dice que también ha observado más solicitudes ESTA denegadas o retrasadas, por lo que también recomienda presentarlas con suficiente antelación. Equilibre la prudencia con la toma de decisiones prácticas Las organizaciones deben ser pragmáticas y conscientes de que algunos miembros del personal podrían enfrentarse a problemas en las fronteras estadounidenses, como ser detenidos o rechazados. Pero los expertos también subrayan la importancia de mantener la calma. "Sobre una base individual ajustada al riesgo, la mayoría de los viajeros se enfrentan a un riesgo mínimo", afirma Krishnan. Y ser excesivamente conservador no siempre es el mejor enfoque. "Es algo así como si un médico le dijera que no saliera de casa sin un traje de protección contra materiales peligrosos y una mascarilla y gafas protectoras durante la temporada de gripe", afirma Goeschl. "Es importante que los líderes no sean demasiado paranoicos, porque eso podría afectar a su capacidad de hacer negocios". Goeschl recomienda planificar cuidadosamente sin dejarse llevar por el miedo. Su objetivo como líder es encontrar el punto óptimo entre la precaución y la toma de decisiones prácticas.

Una lista de comprobación de los viajes internacionales para los empresarios estadounidenses

Resumen.

Partner Center