O desafio de navegar pela legislação trabalhista dos EUA em 2025

Com os republicanos no controle de Washington, a sabedoria convencional é que as empresas podem esperar um toque mais leve nas regulamentações trabalhistas. Mas onde a regulamentação federal diminui, as ações estaduais geralmente fluem. Por exemplo, o Presidente Trump assinou recentemente uma ordem executiva buscando eliminar as iniciativas de DEI no governo e desencorajá-las nos empregadores privados. No entanto, estados como Califórnia e Illinois já têm leis em vigor que exigem que os empregadores coletem e informem dados sobre raça, gênero e remuneração ao estado. É provável que esses estados se oponham às tentativas federais de reduzir a coleta de dados com base em raça e gênero e continuem a pressionar as empresas a se concentrarem na diversidade e na equidade, colocando os empregadores diretamente na mira. Não se trata apenas do DEI. Como o Congresso não quer ou não pode aprovar leis federais em outras áreas de emprego e é improvável que os órgãos federais emitam regulamentações amplas, os estados assumirão o controle. O resultado será um cenário jurídico fragmentado que representará desafios significativos para as empresas, pois elas terão de lidar com uma mistura de políticas diferentes e até mesmo contraditórias nos estados em que operam. Embora as empresas sempre tenham tido que lidar com várias leis estaduais, há uma grande diferença no impacto de ter duas leis estaduais para enfrentar em comparação com 25 leis estaduais. A colcha de retalhos das leis estaduais se torna exponencialmente mais difícil de lidar quanto mais se prolifera. As empresas precisarão planejar cuidadosamente para garantir a conformidade, reduzir os riscos e manter a confiança de seus funcionários. Quatro leis estaduais para as quais as empresas devem se preparar Esperamos que as políticas estaduais em quatro áreas sejam especialmente desafiadoras para as empresas: o uso de acordos de não concorrência, políticas de licença remunerada, requisitos de transparência salarial e regulamentação de IA. As empresas têm enfrentado uma colcha de retalhos de leis nessas áreas há anos, mas esperamos que essa tendência se agrave na ausência de regras federais e na intensa polarização política dos estados. As restrições ao uso de acordos de não concorrência existem hoje em pouco mais da metade dos estados. No entanto, há grandes diferenças nos setores e nos limites de remuneração dos funcionários que estão sujeitos a essas regras. Por exemplo, quando se trata de não concorrência no setor de saúde, a Louisiana restringe apenas para médicos de cuidados primários; Kentucky restringe apenas para funcionários temporários de agências de serviços de saúde; Montana para profissionais de saúde mental; Oregon para trabalhadores de saúde domiciliar; e Dakota do Sul tem uma longa lista de profissionais específicos excluídos. Infelizmente para os empregadores, quase nenhuma dessas leis estaduais se sobrepõe, criando uma verdadeira colcha de retalhos que exige várias abordagens de conformidade. Da mesma forma, as políticas de licença dos funcionários também diferem muito em todo o país. Os estados estabelecem padrões diferentes para licenças médicas e familiares remuneradas, incluindo o motivo pelo qual um funcionário pode tirar licença, o número de semanas remuneradas que os empregadores devem oferecer e se os custos são financiados por impostos sobre a folha de pagamento do empregador ou do funcionário, ou ambos. O número de regras é tão pesado e os riscos de não conformidade são tão grandes que muitas empresas são forçadas a contratar administradores terceirizados apenas para manter a conformidade. Quando se trata de leis de transparência salarial, as políticas estaduais geralmente se enquadram em duas categorias principais: proibições de histórico salarial e exigências de inclusão de faixas salariais em anúncios de emprego. No entanto, os requisitos específicos podem variar muito entre os estados. Por exemplo, a mais rigorosa das proibições de histórico salarial, como na Califórnia, proíbe os empregadores de buscar o histórico de remuneração e de usar qualquer informação que já tenham sobre a remuneração anterior de um indivíduo ao tomar decisões de emprego. As regras emergentes sobre inteligência artificial (IA) estão seguindo um caminho semelhante, com os estados entrando em cena para preencher o vazio deixado pela inação federal. Na sessão legislativa de 2024, pelo menos 45 estados, Porto Rico, as Ilhas Virgens e Washington, D.C., apresentaram projetos de lei sobre IA que variavam de proibições de discriminação algorítmica a informações aos candidatos sobre o uso de IA no processo de contratação. Principais etapas de preparação Para navegar nesse labirinto com sucesso, as empresas devem considerar as três etapas principais a seguir: 1. Criar uma estrutura de conformidade centralizada. Isso é essencial para reduzir os riscos legais e garantir a adesão consistente aos requisitos específicos do estado. Sem ela, as organizações enfrentam a possibilidade de redundâncias, ineficiências e penalidades onerosas por não conformidade. Para criar essa estrutura, as empresas devem estabelecer uma equipe de conformidade multifuncional que inclua representantes dos departamentos jurídico, de recursos humanos e de operações. Investir em tecnologia para acompanhar as mudanças em nível estadual, como sistemas de acumulação de férias remuneradas, também é vital. Além disso, a liderança da empresa deve ser atualizada regularmente sobre as tendências emergentes para alinhar a estratégia com os desenvolvimentos regulatórios. Algumas empresas já estão se movendo nessa direção. Um varejista nacional usa um software de gerenciamento de conformidade para monitorar as leis de aplicação da não concorrência, atualizando suas práticas de contratação à medida que as leis evoluem. Essa abordagem proativa garante que a organização permaneça em conformidade e, ao mesmo tempo, minimiza as disrupções operacionais. 2. Padronize as políticas e, ao mesmo tempo, mantenha a flexibilidade. As organizações devem encontrar um equilíbrio entre padronização e flexibilidade ao gerenciar diversas leis estaduais. As políticas padronizadas promovem a justiça e a eficiência em todos os locais da empresa, enquanto a flexibilidade permite a conformidade com as nuances específicas de cada estado. Uma estratégia bem-sucedida envolve o desenvolvimento de um conjunto central de políticas alinhadas com os requisitos mais rigorosos em todos os estados e a criação de adendos adaptados às leis locais. Essa abordagem também promove a agilidade e a capacidade de resposta ao capacitar as equipes regionais a adaptar as políticas dentro dessa estrutura mais ampla. Usando esse modelo, uma empresa de tecnologia alinhou suas políticas de monitoramento de IA de trabalho remoto em todo o país para cumprir as rigorosas leis de privacidade de dados da Califórnia, mas criou adendos específicos para lidar com outros requisitos exclusivos do estado (como aLei de Privacidade de Informações Biométricas de Illinois para ferramentas de reconhecimento facial). Essa abordagem garante tanto a conformidade quanto a consistência operacional. 3. Comunique-se ativamente com os funcionários sobre as diferenças entre os estados e seu impacto. A comunicação interna eficaz é uma parte essencial, mas muitas vezes negligenciada, do gerenciamento das diferenças de políticas entre os estados. Uma boa comunicação evita confusão, gera confiança e garante que os funcionários entendam como as políticas se aplicam a eles e afetam o desempenho da empresa. As práticas recomendadas de comunicação incluem: treinar os gerentes para explicar as variações das políticas, usar ferramentas de fácil acesso, como atualizações da intranet, para manter as pessoas informadas e realizar sessões regulares de perguntas e respostas para tratar de preocupações ou mudanças recentes. Uma importante organização da área de saúde realiza webinars trimestrais para os gerentes para tratar das atualizações nas leis de licença remunerada, promovendo mensagens consistentes em toda a empresa. - - - O gerenciamento de leis trabalhistas estaduais complexas exige preparação estratégica. As empresas devem começar com essas etapas para ajudar a garantir que estejam prontas para os desafios futuros.

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Resumo.

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