El sorprendente poder de los rituales de equipo

En tiempos de transición y cambio, los rituales de trabajo pueden marcar la diferencia entre un equipo abrumado y desanimado y otro vibrantemente comprometido y motivado. En un proyecto conjunto que abarca los últimos tres años, hemos estudiado cómo los rituales pueden reorientar a los miembros de un equipo e imbuirles un mayor sentido del significado y del compromiso. Definimos los rituales como actividades colectivas que los miembros de un equipo realizan con regularidad y a las que atribuyen un significado. En nuestra investigación, estudiamos y pusimos en práctica una serie de rituales, incluidas conversaciones facilitadas (por ejemplo, para romper el hielo), reuniones de control del equipo, retrospectivas y procesos formales de incorporación. Encuestamos a 929 personas de 60 países y realizamos un estudio de campo para poner en práctica rituales en una empresa de publicidad con 50 empleados repartidos por los Emiratos Árabes Unidos, Arabia Saudí y Líbano. Para clasificar las respuestas de la encuesta, utilizamos una escala que tenía en cuenta tanto el número de rituales como su frecuencia. Descubrimos que cuantos más rituales realiza un equipo con regularidad, mayor es el compromiso de sus miembros: Los que trabajaban en equipos que puntuaban en el tercio superior de la escala se sentían un 23% más comprometidos con el propósito de su equipo, experimentaron un aumento del 20% en sus niveles de seguridad psicológica, lograron un 28% más de conocimiento interpersonal y declararon un 22% más de satisfacción laboral en comparación con los que tenían niveles bajos de rituales. Aunque los beneficios de los rituales son evidentes, nuestra investigación de campo y nuestra experiencia en consultoría indican que la mayoría de los líderes y sus equipos no adoptan rituales ni los mantienen fielmente. Al comienzo del estudio de campo, una participante se hizo eco de los sentimientos de los demás cuando señaló que su equipo estaba "atrapado en un bucle un poco improductivo, luchando con la forma en que nos organizábamos y comunicábamos como equipo." Para ayudar a los equipos a diseñar y poner en práctica un conjunto de rituales exitosos, sugerimos las cinco medidas siguientes. 1. Liderar con fe. Como líder, debe tener fe en que los rituales ayudarán a su equipo. Sin su compromiso, es poco probable que se adopten y se mantengan a largo plazo. Por ejemplo, cuando comenzamos nuestro estudio de campo en la agencia de publicidad, el escepticismo era bastante elevado tanto entre los empleados como entre los directivos. No todos veían el valor de los cambios que estábamos probando. Sin embargo, uno de los líderes, el director de operaciones, fue un creyente temprano. Intervino para despejar el camino a nuestros esfuerzos y se convirtió en el principal defensor del proyecto. Sin su temprano patrocinio, nuestros esfuerzos habrían sido infructuosos. También es importante implicar a los miembros de su equipo en la identificación, selección y alineación de los rituales. De lo contrario, hemos visto a equipos participar a medias o no participar en absoluto. Todos deben estar dispuestos a dar un salto de fe para que los rituales fructifiquen. En los equipos en los que implicamos a los miembros en el proceso de diseño, observamos una aceptación y una participación significativamente mayores. Por ejemplo, un equipo co-creó un ritual de check-in, que rápidamente se convirtió en una práctica valorada. 2. Imbuir de significado a los rituales. El término "ritual" tiene una connotación religiosa, y los mejores rituales de equipo tienen una cualidad trascendente que eleva el trabajo diario del equipo. Para lograr este propósito superior, los rituales deben estar alineados con objetivos específicos (qué), la cultura del equipo (cómo) y el propósito organizativo (por qué). En nuestro trabajo, comprobamos que los equipos utilizan los rituales para alcanzar cinco objetivos principales: 1) estrategia y planificación, 2) gestión del rendimiento, 3) mejora de las operaciones, 4) aprendizaje, y 5) compromiso del equipo y creación de relaciones. Por ejemplo, Marilyn y su equipo ayudaron a crear un nuevo ritual operativo en una organización saudí sin ánimo de lucro. Cada mes, se reunían para revisar su proceso como equipo (en lugar de su progreso) y consideraban factores como qué traspasos habían sido fluidos, dónde podría haber sido útil una intervención más temprana y cómo de energizados se sentían con respecto al propósito de su equipo. Cada retrospectiva se llevó a cabo de la misma manera ritual. Comenzaba con el restablecimiento del propósito de su trabajo, continuaba con una discusión facilitada de reflexiones y sugerencias, y terminaba con un compromiso mutuo hacia los pasos de acción. Este protocolo generó una mejora rápida y continua de sus operaciones, sin el señalamiento con el dedo y la actitud defensiva que a menudo pueden darse en las revisiones de equipo. En la empresa de publicidad, los participantes ayudaron a co-crear un nuevo ritual diseñado para aumentar la conexión social. Decidieron reunirse mensualmente, en persona o a distancia, para conocerse mejor. Los temas de trabajo estaban fuera de los límites durante estas reuniones de "tiempo de equipo". Proporcionamos una lista de prompt de discusión y el equipo seleccionó preguntas que despertaban su interés como "¿Qué parte de tu infancia cambiarías si pudieras?" y "¿Cómo te gusta recibir comentarios negativos?". Muy pronto, estas conversaciones estructuradas se convirtieron en un apreciado ritual del equipo. Un miembro del equipo dijo: "Estas llamadas de control se convirtieron en algo más que simples actualizaciones; eran momentos para hacer una pausa y conectar. A través de ellas, nos descubrimos abriéndonos, compartiendo con más honestidad y llegando a conocernos más allá de nuestros papeles. Transformó la forma en que nos veíamos los unos a los otros e hizo que nuestro equipo se sintiera más comprometido y solidario, algo que había faltado antes." 3. Ser religioso con respecto a la participación. Seleccionar o diseñar los rituales es la parte fácil. La parte difícil es ser disciplinado a la hora de comunicarlos, organizarlos y participar en ellos. Tienen que consagrarse en la forma de trabajar del equipo para que alcancen todo su potencial. Esto significa que la participación en los rituales debe ser percibida por todos los miembros del equipo como un aspecto esencial de su trabajo y no como una actividad extraescolar opcional. Las reuniones rituales deben programarse en el calendario y tratarse con la misma importancia que las reuniones de trabajo obligatorias. Los líderes también deben presentarse sistemáticamente para promulgar los rituales y asegurarse de que los asistentes tienen claro el significado, el objetivo y la definición de éxito de estas reuniones. A los equipos que se inician en los rituales, les sugerimos que los pongan en práctica de forma secuencial, introduciendo uno cada vez y probándolos durante unos meses. Además, para asegurarse de que todo el mundo se siente implicado, asigne un propietario para cada ritual (puede rotar ese papel dentro del equipo) y pídales que desarrollen la comunicación pertinente, las agendas o las plantillas necesarias para llevarlos a cabo. Según proceda, registre los resultados o los puntos de acción y haga un seguimiento para asegurarse de que se completan esas tareas. Nuestro estudio con la agencia de publicidad terminó al cabo de tres meses. En el momento de nuestra partida, no estábamos seguros de que su gente siguiera con los rituales que les habíamos ayudado a implantar porque la empresa estaba experimentando cierta rotación y cambios de estrategia que amenazaban con hacer descarrilar sus nuevas rutinas. Sin embargo, cuando encuestamos a los empleados seis meses después, descubrimos que se habían religado a los rituales: El 82% informó de altos niveles de observancia. Uno de sus ejecutivos dijo: "Estas estrategias, especialmente los renovados sistemas de información y los rituales de reunión, se han convertido en el núcleo de nuestras operaciones diarias, haciendo que todo sea más ágil y transparente. Es esta base la que realmente nos ha empujado a evolucionar y crecer." 4. Mantener la fe pero adaptar la práctica. Su organización evoluciona constantemente y sus rituales también deberían hacerlo. Un buen sistema operativo es aquel que se adapta con el tiempo a medida que cambia el contexto. En consecuencia, recomendamos revisar los rituales cada seis o doce meses para evaluar si se han aplicado bien, si están logrando su propósito declarado y si siguen siendo pertinentes. No tema cancelar los rituales que ya no le sirvan, introduzca otros nuevos si es necesario y, lo que es más importante, permita que los equipos adapten los rituales a sus necesidades, preferencias y contexto cultural. Por ejemplo, al diseñar un conjunto de rituales centrados en el compromiso, una empresa mundial tuvo en cuenta que muchos empleados procedían de países en los que la gente se abstenía de consumir alcohol o de estar cerca de él. En consecuencia, adoptó actividades que fueran aceptables para todos, como los bolos, y estableció la práctica de celebrar reuniones sin alcohol hasta una hora límite específica. También querrá revisar las frecuencias de algunos de sus rituales a medida que su equipo cambie. Puede que empiece a descubrir que una reunión trimestral simplemente ya no es asequible o que ya no necesita retrospectivas mensuales. 5. Correr la voz. Nuestra experiencia es que los rituales suelen iniciarse en un equipo con un líder comprometido. Con un esfuerzo dirigido, los rituales también pueden ampliarse y transferirse entre equipos y a la organización en general. Cuando los rituales empiezan a dar frutos, sugerimos a los equipos que prediquen su valor a la organización en general. Los miembros pueden apoyar a otros equipos enseñándoles a facilitar rituales, compartiendo plantillas y mejores prácticas y ayudándoles a poner en marcha su proceso. Cuando se hacen bien, los rituales de equipo proporcionan seguridad, conexión y espacio para que los empleados se comprometan entre sí y conecten con el propósito de su trabajo. De este modo, los rituales se convierten en una fuerza estabilizadora que ayuda a unir y a guiar a los empleados a través de cualquier tormenta que se les presente.

El sorprendente poder de los rituales de equipo

Resumen.

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