Quando um plano de melhoria de desempenho pode ajudar seu funcionário

O senhor tem um funcionário com desempenho insatisfatório que tem ficado aquém de seus padrões recentemente? Ele causou uma série de falhas de desempenho, como prazos não cumpridos, obteve feedback ruim dos clientes ou afetou negativamente a dinâmica da sua equipe? Nesse caso, o senhor pode considerar a possibilidade de usar um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) como uma forma de ajudar a pessoa a ter sucesso. O que é um plano de melhoria de desempenho (PIP)? Um PIP é uma abordagem formal para solucionar lacunas de desempenho, inclusive falhas no cumprimento de metas específicas do trabalho ou preocupações relacionadas ao comportamento. O plano descreve os problemas existentes e define quais novos resultados e comportamentos são necessários e quando. Mas será que um PIP é a escolha certa para sua situação? Ele funcionará? Vale a pena o esforço? Aqui estão algumas dicas para determinar se um PIP é o caminho certo e, em caso afirmativo, como implementá-lo da melhor forma possível. Por que usar um PIP? Oferecer a um funcionário com baixo desempenho a chance de corrigir o curso em vez de penalizá-lo ou demiti-lo sem aviso prévio parece ser uma abordagem justa. Dito isso, os PIPs têm uma péssima reputação entre os funcionários e até mesmo entre alguns líderes e profissionais de RH, que os veem como adversários, punitivos e controladores. Além disso, os detratores dos PIPs argumentam que a rescisão é o final inevitável do processo de melhoria de desempenho e que é inadequado pedir a um funcionário que cumpra um conjunto exaustivo de requisitos quando o senhor não tem intenção de mudar de opinião. O fato de um plano de melhoria de desempenho ser um caminho gentil e construtivo ou um caminho coercitivo e punitivo sem retorno depende de como e quando ele é usado. Quando o senhor deve usar um PIP? Considere as seguintes condições prévias para que um PIP seja bem-sucedido: O senhor pode ver um caminho claro para melhorar o desempenho. Parece bobagem ser tão explícito, mas um plano de melhoria de desempenho deve ser usado somente quando o senhor tiver um plano para melhorar o desempenho da pessoa. Se o senhor não estiver disposto a apoiar as mudanças ou a reconhecer as melhorias quando elas ocorrerem, a implementação de um processo de PIP não será gentil (além de ser uma perda de tempo e esforço). É especialmente importante ignorar o PIP quando o funcionário violou valores, políticas ou leis que tornam inaceitável que o senhor continue a empregá-lo. O senhor já fez o gerenciamento de desempenho de rotina e os check-ins programados regularmente. Antes de passar para um PIP, certifique-se de que o senhor já tenha investido no gerenciamento diário e regular do desempenho, no qual estabeleceu expectativas claras sobre metas e objetivos de desempenho, fez coaching de desenvolvimento de habilidades, deu feedback construtivo e discutiu as consequências do não cumprimento das metas. Se o senhor ainda não passou por pelo menos algumas rodadas de gerenciamento regular de desempenho com uma comunicação muito clara, comece por aí. Seu funcionário ainda pode ter espaço considerável para melhorar por meio de suporte e monitoramento de rotina sem desencadear as mesmas reações adversas que o senhor teria com um PIP formal. O senhor forneceu os recursos e os parâmetros certos para o sucesso. Certifique-se de que o senhor abordou os fatores fora do controle do funcionário que podem ter contribuído para as falhas de desempenho. Havia expectativas pouco claras, cargas de trabalho incontroláveis, lacunas de treinamento ou recursos insuficientes para que a pessoa fosse bem-sucedida? Em caso afirmativo, atribuir um PIP ao funcionário não é legítimo. Aborde primeiro os fatores facilitadores. O senhor já tratou de quaisquer circunstâncias atenuantes. O senhor levou em conta algum desafio pessoal ou de saúde? Quando o senhor forneceu feedback negativo sobre o trabalho do funcionário, ele compartilhou alguma circunstância atenuante que pudesse explicar por que ele não teve um desempenho adequado ao padrão? Em caso afirmativo, talvez seja melhor concentrar-se no apoio que o senhor, sua equipe ou sua organização poderiam oferecer para ajudar o funcionário em vez de acionar um processo PIP. Em última análise, se a pessoa não puder fazer seu trabalho, o senhor pode optar por seguir o caminho formal. O senhor obteve uma perspectiva de terceiros. O que pode parecer um problema de desempenho pode ser mais um atrito entre o seu estilo e o estilo do funcionário, em vez de uma lacuna real em seus resultados. Lembre-se de que se trata de desempenho, não de personalidade. Não deixe de buscar a opinião de outras pessoas, inclusive do RH, para avaliar a abrangência do problema e decidir se as questões são apropriadas para serem tratadas com um PIP. Se, depois de considerar essas questões, o senhor acreditar que as lacunas de desempenho são uma função de fatores que estão sob o controle do funcionário e que um processo formal de melhoria é a melhor maneira de ajudar, aqui estão algumas maneiras de aumentar a probabilidade de o processo ser eficaz. Como tornar um PIP mais eficaz Um PIP deve ser mais do que um plano; deve ser um esforço colaborativo para ajudar os senhores a terem sucesso juntos. 1. Abordar as causas básicas. Um PIP não deve ser genérico; deve ser específico para o indivíduo e para os motivos de seu desempenho insatisfatório. Um funcionário com habilidades sólidas, mas com pouca motivação, precisará de uma abordagem diferente de um funcionário com mais vontade do que habilidade. 2. Faça com que ele seja voltado para o futuro. O senhor precisa de um PIP por causa de eventos passados, mas para criar um plano eficaz, o foco do modelo do PIP deve ser o futuro. Se o PIP for preenchido com exemplos de erros do passado, ele parecerá punitivo, como se o senhor preferisse ficar pensando no que deu errado em vez de se concentrar no que vem a seguir. 3. Defina expectativas inequívocas. Sempre que possível, defina as metas de desempenho usando objetivos mensuráveis com métricas e metas de desempenho acordadas. Quando as expectativas forem mais qualitativas, seja explícito e específico sobre a qualidade aceitável do trabalho e evite formulações equívocas e subjetivas, que só introduzirão mais incerteza. Substitua adjetivos como "preciso" por substantivos e verbos voltados para tarefas específicas, como "editado para remover erros ortográficos e gramaticais e para traduzir o jargão técnico em uma linguagem que nossos clientes possam compreender facilmente". 4. Forneça feedback contínuo. Quando o plano estiver em vigor, verifique rotineiramente se o funcionário está no caminho certo. Recompense o sucesso e forneça feedback regular, orientação contínua e correções de curso. Se o senhor não fizer isso, só reforçará a narrativa de que os PIPs são uma passagem só de ida para o exterior. 5. Cumpra a duração acordada. Um PIP deve fazer com que o funcionário tenha um progresso tangível em pouco tempo. Estabeleça um período de PIP de um a três meses, dependendo da magnitude e da complexidade da mudança que o senhor está buscando. Se o senhor tiver observado um progresso demonstrável nesse período, poderá concluir o PIP aceitando oficialmente o desempenho do funcionário e retornando ao gerenciamento regular do desempenho. Alguns processos de PIP incluem um período de acompanhamento de 6 ou 12 meses para garantir a melhoria contínua. 6. Tomar uma decisão de contratação. Se o senhor não tiver observado progresso suficiente em relação aos compromissos do plano, deverá escolher entre designar a pessoa para uma nova função em que ela seja capaz de ser bem-sucedida ou prosseguir com a rescisão do contrato de trabalho. Uma sugestão final é que o senhor entre em contato com o RH em cada uma dessas seis etapas. Eles podem fornecer informações sobre a política da empresa, compartilhar exemplos de planos eficazes, ajudá-lo a acessar o treinamento ou o suporte adequado para o funcionário e fornecer uma visão objetiva de terceiros sobre como o senhor pode apoiar melhor a pessoa. Do ponto de vista do funcionário, também pode ser útil ter outra pessoa com quem conversar que esteja familiarizada com o problema, mas que não esteja tão envolvida quanto o senhor como gerente. Como é um plano de melhoria de desempenho bem-sucedido? Suponha que, ao final do período do PIP, o senhor não tenha visto mudanças suficientes no comportamento ou na qualidade do trabalho do funcionário para justificar a continuidade do emprego. Isso significa que o processo do PIP falhou? Não, não significa. Se o senhor realmente tentar ajudar a pessoa a ter sucesso, a conclusão de um processo PIP tem vários efeitos positivos, independentemente de resolver ou não os problemas de desempenho do funcionário. Primeiro, o senhor reforça a importância da justiça e seu investimento no devido processo. Segundo, o senhor demonstra que leva a sério tanto os comportamentos quanto os resultados. Em terceiro lugar, embora o processo PIP deva ser confidencial, ver resultados relativamente rápidos (melhoria ou remoção da função) tranquilizará os membros da sua equipe, que provavelmente pagaram o preço pelo baixo desempenho do colega. Em quarto lugar, o senhor pode obter insights sobre expectativas de desempenho pouco claras, recursos insuficientes ou perfis de contratação inadequados, dos quais poderá se beneficiar na próxima vez. Quando implementado de forma moderada e cuidadosa, o processo PIP pode melhorar o desempenho, a cultura, a motivação e a dinâmica da equipe. Mais recursos Como gerenciar um funcionário com desempenho insatisfatório que acha que está se saindo muito bem Supere seu medo de dar feedback 3 maneiras de responsabilizar sua equipe com compaixão Guia da HBR para Gerenciamento de Desempenho (livro da HBR Press) The Giving Feedback with Confidence Collection (Coleção Dando Feedback com Confiança): Overcome Your Fear of Giving Feedback (coleção da HBR Press)

Quando um plano de melhoria de desempenho pode ajudar seu funcionário

Resumo.

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