Como dar às pessoas ocupadas o tempo necessário para inovar

Há muitas maneiras de um líder reunir os funcionários em torno da inovação, desde o lançamento de experimentos até a implementação de iniciativas e a realização de hackathons. Mas qualquer um desses esforços deve enfrentar a realidade do local de trabalho moderno - todos estão realmente ocupados. Os funcionários são inundados por comunicações, com algumas pessoas relatando que gastam quase nove horas por semana em e-mails e 7,5 horas por semana em reuniões. As pessoas estão trabalhando mais horas e, para alguns, a ocupação se tornou um símbolo de status. Esses fatores podem estar matando uma cultura de inovação. Para começar, se os funcionários estão sobrecarregados com e-mails, reuniões e tarefas, como se pode esperar que eles reservem tempo suficiente para inventar ou aprender? Uma pesquisa revelou que os funcionários que não têm tempo suficiente para concluir seu trabalho têm três vezes mais chances de ter dificuldades com a inovação. Trabalhadores sobrecarregados também têm menos probabilidade de ter o tipo de ideias criativas de que o senhor precisa em uma cultura inovadora. Quando os funcionários estão sempre com a cabeça baixa, eles perdem os momentos de "aha", que , segundo estudos, são mais fáceis quando a mente não está concentrada em uma tarefa. Menos tempo para fazer pausas significa menos tempo para o pensamento criativo e para passeios que provocam ideias. E as pesquisas mostram que o estresse que vem junto com o excesso de trabalho pode afetar negativamente a capacidade de criatividade do cérebro. Esses desafios estão na frente e no centro de minha função como editor adjunto no The New York Times. A equipe em que trabalho, Desenvolvimento e Suporte de Redação, é responsável por ajudar editores e repórteres a aprender novas ferramentas e habilidades que podem ser usadas para contar histórias. Sabemos como é difícil para as pessoas adotarem novas ideias quando suas agendas estão lotadas. E mesmo que as pessoas possam dedicar alguns minutos para aprender algo novo, elas podem estar preocupadas com a enxurrada de tarefas. Ao mesmo tempo, as demandas do trabalho diário não vão desaparecer por mágica. Executar uma operação diária próspera é vital para uma empresa. Como os líderes podem garantir que os funcionários sejam capazes de equilibrar as necessidades operacionais com a inovação? Com a ajuda de colegas ao longo de minha carreira, testei diferentes soluções para esse problema. Mas eu estava ansioso por mais ideias. Recentemente, entrei em contato com executivos de fora do setor de mídia que são considerados inovadores em suas áreas e que parecem estar alcançando esse equilíbrio. Como eles estão fazendo isso? E o que os outros podem aprender com suas táticas? A seguir, apresentamos as lições que eles compartilharam, juntamente com algumas dicas de minha própria experiência. Elimine a "dívida de processos" que está bloqueando o tempo de inovação O senhor conhece aquelas tarefas de trabalho que demoram mais do que deveriam por causa de alguma regra ou procedimento que já não tem mais razão de ser? Quando esses problemas se acumulam, seu local de trabalho pode ficar sobrecarregado com dívidas de processos. Qualquer processo que o senhor implemente hoje - reuniões que ficam paradas no calendário, protocolos de comunicação excessivos ou entrada de dados onerosa - custará aos funcionários um tempo que poderia ser usado para inovação. Arvind KC, diretor de pessoas e sistemas da plataforma de jogos on-line Roblox, disse que a dívida de processos pode atrapalhar os trabalhadores criativos que tentam fazer seu trabalho. "Quando o senhor contrata pessoas realmente inteligentes que querem ser criativas e inovadoras, não precisa trabalhar em rotinas para ajudá-las a serem inovadoras, porque esse é o estado padrão delas. O senhor precisa trabalhar nas rotinas que as impedem de estar nesse estado padrão", disse KC. "No momento em que o senhor remove essas rotinas e lhes dá espaço, eles serão criativos, serão inovadores." Qualquer local de trabalho está fadado a acumular dívidas de processo. O que o senhor pode fazer a respeito? Na Roblox, os líderes contam com o "Bureaucracy Busters", uma ferramenta interna em que qualquer um dos mais de 2.000 funcionários da empresa pode publicar informações sobre processos onerosos e os colegas de trabalho podem votar a favor daqueles que apoiam. Por exemplo, um funcionário poderia postar sobre um processo de aprovação de software que exigia a aprovação de quatro gerentes, consumindo o precioso tempo de inovação. Se a publicação obtiver votos positivos suficientes, os líderes da Roblox determinarão se devem eliminar o processo (o que KC me disse que quase sempre acontece). O Capital One tem um site interno semelhante chamado "Clearing the Way", disse Melanie Frank, vice-presidente administrativa de engenharia cibernética do banco. Frank disse que a ferramenta, que também é alimentada por upvoting, ajuda os líderes a identificar processos que desperdiçam tempo. Se o senhor quiser recuperar o tempo para a inovação, o débito do processo é um bom ponto de partida. Um sistema aberto, como as ferramentas desenvolvidas pela Roblox e pela Capital One, ajudará a identificar e varrer o trabalho ocupado que pode estar bloqueando o trabalho de inovação. Mas o senhor não precisa necessariamente de uma ferramenta sofisticada para fazer isso. O senhor pode fazer algo semelhante enviando um formulário on-line a cada trimestre, fornecendo um e-mail genérico para que os funcionários enviem ideias ou simplesmente pedindo ideias diretamente às pessoas. É importante ressaltar que ferramentas como essas também enviam um forte sinal aos funcionários de que eles não precisam sofrer com a sobrecarga de comunicação, o protocolo burocrático e outras dívidas de processos. Antes de adicionar algo novo, subtraia algo antigo Na Capital One, Frank disse que enfrenta um ciclo que vem com o incentivo à inovação - os funcionários geram novas ideias, depois essas ideias se tornam projetos, mas quanto mais projetos eles iniciam, menos tempo eles têm para gerar novas ideias. "Estamos gerando exponencialmente mais ideias do que podemos concluir", disse Frank. O que Frank está descrevendo é algo conhecido como sobrecarga de iniciativas, que acontece quando o número de projetos se acumula a ponto de se tornar intransponível. Frank aprendeu que, se o senhor deseja continuar lançando coisas novas - ferramentas, iniciativas ou produtos - deve remover as antigas. Ela disse que sempre lembra à sua equipe que não há problema em passar adiante um novo projeto ou remover partes desnecessárias do trabalho. No The Times, minha equipe tenta ser consciente sobre as novidades que trazemos para jornalistas já ocupados. Se estivermos implementando uma nova ferramenta ou fluxo de trabalho significativo, procuramos maneiras de retirar algo para equilibrar as coisas. Há alguns anos, por exemplo, lançamos um novo recurso que exigiria que os editores escrevessem um texto alternativo em cada foto, possibilitando que leitores cegos e com baixa visão pudessem desfrutar do jornalismo visual usando a tecnologia de leitura de tela. Em preparação para esse novo trabalho, identificamos uma tarefa antiga que poderíamos remover da lista de itens que os editores devem concluir para cada matéria. Mas nem sempre é tão fácil parar de fazer algo em um local de trabalho. Leidy Klotz, professor da Universidade da Virgínia e autor do livro Subtract: The Untapped Science of Less, estudou a subtração como um método de aprimoramento. A pesquisa de Klotz com seus coautores mostrou que os seres humanos são mais propensos a somar do que a subtrair. A adição é mais perceptível, ele me disse. É recompensado e há evidências claras disso. E os chefes, às vezes, perseguem objetos novos e brilhantes. A subtração, por outro lado, é invisível. "É apenas uma desvantagem fundamental que a subtração tem, mas não é insuperável", disse Klotz. Ele observou que uma cultura de subtração pode ajudar a abrir mais espaço para a inovação. O trabalho de um líder é tornar a subtração intencionalmente visível para lembrar aos funcionários que, às vezes, há valor em remover algo. Entre suas ideias estão: Designar alguém nas reuniões para lembrar o grupo de considerar a subtração como uma opção. Crie uma regra: antes de acrescentar algo novo, retire algo. Comemore abertamente quando uma equipe parar de fazer algo, assim como o senhor comemora o lançamento de algo novo. Coloque a inovação no topo da lista Se o senhor não quer que a inovação perca para as prioridades concorrentes, precisa colocá-la no topo da lista e garantir que seus funcionários saibam que ela está lá. Foi isso que Carter Busse fez na empresa de automação Workato, que emprega cerca de 1.000 pessoas. Como Diretor de TI da empresa, a principal responsabilidade de Busse é manter os sistemas on-line, garantir a segurança das informações e outras responsabilidades essenciais de um departamento de TI. Mas na era da TI, Busse disse que sua equipe estava pronta para infundir mais criatividade em suas funções operacionais. Assim, Busse fez de "inovar e liderar" a principal meta de sua equipe para este ano. "Isso mudou completamente a mentalidade da minha equipe, porque partiu de mim", disse Busse. "Eu os estava avaliando quanto a serem inovadores e criativos." Ao tornar a inovação uma prioridade, os funcionários foram incentivados a pensar em como aplicar o pensamento criativo em seu trabalho diário, disse Busse. Por exemplo, os membros de sua equipe estão encontrando mais maneiras de usar a IA para automatizar e otimizar processos ineficientes na empresa. Busse disse que a orientação de cima para baixo é fundamental para fazer com que os funcionários incorporem a inovação em seu trabalho. Mas o senhor também precisa dar a eles um espaço dedicado para que se afastem de suas funções diárias e elaborem ideias. Para isso, a cada trimestre, a equipe de Busse realiza um sprint de inovação de duas semanas e um hackathon, durante os quais eles precisam deixar de lado os projetos e se dedicar ao trabalho inventivo. Durante uma recente hackathon que incluiu toda a organização, um membro da equipe de Busse desenvolveu um sistema de automação para as transações bancárias da empresa. A automação baseada em IA evitou que a equipe financeira da Workato tivesse que inserir os dados manualmente, um processo que costumava levar uma semana inteira por mês para ser concluído. Separe a invenção e a otimização Uma maneira de resolver a colisão entre o trabalho diário e a inovação é separar os dois. Essa é a abordagem usada por Marco Zappacosta, cofundador e CEO da Thumbtack, uma plataforma de melhorias domésticas. Zappacosta explicou como ele pensa sobre o trabalho em duas categorias distintas, frequentemente usadas no mundo das start-ups: trabalho zero a um e trabalho um a dez. Ambos são vitais, disse Zappacosta, mas muito diferentes. O trabalho de um para dez tem a ver com otimização - melhorar o negócio, aumentar o número de clientes e mantê-los satisfeitos. Zappacosta descreveu isso como "excelência operacional". TI exige que a equipe tenha metas claras que sejam responsáveis pelos dados. O trabalho zero a um, por outro lado, tem a ver com invenção. É quando o senhor está trazendo algo novo para o mercado. Para fazer bem o trabalho zero a um, disse Zappacosta, é preciso deixar de lado as ambições de crescimento e fazer com que a equipe comece com uma hipótese, não com uma meta numérica. Isso ficou claro para Zappacosta há alguns anos, quando sua equipe embarcou em uma grande expansão de seus negócios. Na época, o Thumbtack era principalmente um mercado onde os usuários podiam contratar profissionais sempre que algo quebrava. Mas as pesquisas com clientes indicavam que os proprietários também queriam ajuda com a manutenção regular da casa antes que algo quebrasse. Zappacosta disse que essa percepção representou uma oportunidade para a Thumbtack deixar de ser uma solução reativa e passar a ser proativa também. Para chegar lá, a Thumbtack precisaria fazer alterações em seu produto. Inicialmente, Zappacosta e outros líderes da Thumbtack deram às suas equipes um conjunto de metas numéricas e as colocaram para construir algo que atingisse essas metas. Eles conseguiram, mas o produto resultante era apenas uma iteração da plataforma existente, não a reinvenção criativa que eles esperavam. Os líderes da Thumbtack reiniciaram o projeto e adotaram uma nova estratégia. Dessa vez, em vez de dados, a equipe recebeu uma hipótese por escrito sobre as necessidades dos clientes. E em vez de uma meta numérica, foi solicitado que construíssem um protótipo até uma determinada data. Esse novo caminho foi libertador para a equipe, disse Zappacosta. A TI os afastou da otimização do produto existente e permitiu que sonhassem com algo novo que atendesse diretamente às necessidades dos clientes. "A TI levou a equipe a ser muito mais criativa e muito mais ambiciosa na forma de resolver os problemas do usuário", disse ele. A separação entre trabalho operacional e trabalho de invenção também pode ser aplicada quando o senhor lança projetos inovadores. Imagine que chegou a hora de um projeto em que o senhor está trabalhando. Como o senhor reagiria se um gerente lhe pedisse para fazer um brainstorming sobre uma linha de produtos experimental? Ou lhe pedisse para aprender uma nova ferramenta? Acho que o senhor não aceitaria a ideia e, em vez disso, se concentraria nos prazos urgentes. Os trabalhadores têm épocas de pico de ocupação, quando a operação diária clama por sua atenção - o trabalho de um para dez. Esses não são os momentos ideais para intervir e incentivar os funcionários a pensar de forma diferente. Em vez disso, priorize a inovação durante os períodos menos intensos do ano. Quando minha equipe está planejando projetos com jornalistas, tomamos o cuidado de evitar os períodos mais agitados - eleições, julgamentos, eventos culturais. Dessa forma, não estamos competindo com as principais prioridades e os jornalistas têm mais espaço cognitivo para pensar de forma criativa. Dito isso, no negócio do jornalismo, grande parte de nossa agenda é imprevisível. Em um instante, qualquer repórter ou editor pode ser jogado em uma notícia que se movimenta rapidamente. Quando isso acontece, sabemos que devemos revisar o novo projeto em outro momento. Outra maneira de separar o trabalho de invenção é fazê-lo em pequenos incrementos. Seria irrealista para minha equipe pedir aos jornalistas que se afastassem de seus trabalhos por semanas ou até mesmo dias. Mas podemos fazer isso em pequenos intervalos de 30 ou 45 minutos aqui e ali. Quando fazemos isso, é mais prático para eles se afastarem e aprenderem algo novo. - - - Há mais de uma década venho liderando mudanças nas redações e a questão que explorei neste artigo - como equilibrar a ocupação e a inovação - só se tornou mais complicada. Como Frank observou, a experimentação gera projetos, e os projetos exigem tempo e atenção. Esse tempo e essa atenção se tornam mais limitados, o que dificulta a experimentação. Além disso, as tarefas de cada dia se acumulam - no meu ramo de trabalho, o ritmo das notícias não diminuiu nem um pouco. Mas acho que esse é o ponto. O local de trabalho moderno nunca chegará ao final da inovação. As responsabilidades diárias nunca se extinguirão. Portanto, o senhor deve cuidar ativamente do equilíbrio, ouvir as pessoas que estão fazendo o trabalho e fazer os ajustes necessários à medida que lança novas iniciativas.

Como dar às pessoas ocupadas o tempo necessário para inovar

Resumo.

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