Domine el arte de la comunicación asíncrona

Como nuevo miembro de la población activa, usted está construyendo su carrera en un entorno empresarial más global que las generaciones anteriores. Con el aumento del trabajo a distancia, el número de estadounidenses contratados por empresas internacionales creció un 62% el año pasado. Las empresas estadounidenses también están contratando progresivamente personal internacional. El número de empleados que colaboran a través de zonas horarias es cada vez mayor. Aunque este cambio ha abierto nuevas oportunidades, también ha introducido nuevos retos. Si acepta un puesto en un equipo global, especialmente en un entorno híbrido o totalmente remoto, no debe esperar trabajar las mismas horas que todos sus compañeros. Como resultado, tendrá que aprender una habilidad cada vez más importante: la comunicación empresarial asíncrona. A lo largo de mi carrera, he dirigido equipos y organizaciones globales y he contratado a jóvenes profesionales de casi 60 países. A través de este trabajo, he aprendido algunas prácticas clave que pueden ayudar a cualquiera a desarrollar esta habilidad. Basándome en mi experiencia, esto es lo que necesita saber para dominar el arte de la comunicación asíncrona. Familiarícese con los recursos de la empresa. Cuando se une por primera vez a cualquier organización, seguro que tiene muchas preguntas sobre cómo funcionan las cosas y qué se espera de usted en su puesto. Es probable que reciba algún tipo de formación inicial, incluidas algunas conversaciones personales con su jefe. Dicho esto, cuando su equipo colabore a través de zonas horarias, tendrá que aprender rápidamente a desenvolverse en un entorno asíncrono. Si está acostumbrado a trabajar las mismas horas que los miembros de su equipo, puede que descubra que el trabajo asíncrono requiere más autonomía. Tendrá que volverse hábil para encontrar información y orientación sin recurrir a sus colegas durante sus horas libres. A modo de ejemplo, supongamos que trabaja en un equipo de ventas internacional y está intentando averiguar cuál es la mejor manera de responder a la inquietud de un cliente. Su tendencia natural probablemente sea pedir orientación a un compañero de trabajo con más experiencia. Pero en el mundo de la comunicación asíncrona, esto puede no ser posible y a menudo hay una forma mejor. Cada vez más, las empresas utilizan sistemas internos como repositorios de la información que necesitan sus empleados. En mi organización utilizamos un sistema tipo Wiki, HeroicKB. Todos los miembros del personal añaden información al mismo, describiendo los retos a los que se han enfrentado y cómo los han resuelto. Otros miembros del equipo pueden añadir a estos mismos posts, ofreciendo sus puntos de vista. Las herramientas de IA ayudan a categorizar y clasificar automáticamente el contenido. Cuando alguien busca una solución a un problema, puede buscar en este sistema y encontrar respuestas. Si su organización cuenta con un equipo grande y global, es probable que disponga de una intranet con recursos de información. Pregunte a su jefe al respecto durante sus conversaciones iniciales y familiarícese con las herramientas que mencione. La intranet de su empresa debería ser el primer lugar en el que busque para solucionar un problema laboral no urgente. Consejo profesional: Las herramientas internas de intercambio de información van en ambos sentidos. Si puede contribuir al recurso de su empresa, comparta sus ideas cuando desarrolle una solución a un problema, proporcionando el resumen más sencillo que pueda. Guarde sus preguntas. Inevitablemente, habrá ocasiones en las que no encuentre las respuestas que necesita, y tendrá una buena razón para dirigirse a sus jefes o colegas. En lugar de apresurarse a escribir una nota cada vez que se encuentre con un bache en el camino, mantenga una lista actualizada de sus preguntas en un documento aparte y vaya añadiéndola a lo largo de la jornada laboral. Al final del día, vuelva a repasar la lista. Compruebe si aún necesita hacer todas las preguntas. (Es posible que haya podido resolver algunas por su cuenta). A continuación, prepare mensajes breves para las personas que espera que tengan las respuestas. Por ejemplo, podría escribir a su jefe de ventas: "El cliente X quería saber cuándo estará disponible nuestro nuevo prototipo. No he visto en nuestra intranet orientaciones sobre qué decir a las personas ajenas a la empresa. ¿Podría enviarme alguna? Muchas gracias por la ayuda". O formule su pregunta en formato de vídeo. En mi empresa, utilizamos aplicaciones para grabaciones de pantalla como Droplr y Loom, para que los miembros de nuestro equipo puedan crear fácilmente mensajes de vídeo que muestren exactamente lo que están intentando averiguar. Programe sus mensajes para que se envíen durante la siguiente jornada laboral del destinatario. Mi equipo utiliza funciones de programación integradas en aplicaciones como Slack y Gmail para asegurarse de que los mensajes se envían en el momento adecuado. Muchos programas incluyen prompt que le informan de cuándo empezará la jornada laboral de su colega. Consejo profesional: Envíe preguntas sólo a las personas que espera que le respondan. No copie a todo el mundo en un gran mensaje de correo electrónico: eso puede dar lugar a montones de "reply-alls", que llenan rápidamente cualquier bandeja de entrada. Envíe un mensaje de relevo cuando termine. Si trabaja en estrecha colaboración con un compañero o un jefe que inicia la sesión después de que usted la haya cerrado, necesitará saber dónde lo dejó usted con cualquier tarea de trabajo compartida para poder empezar su jornada sin problemas. Esto significa que tendrá que aprender a transmitir la información de la forma más clara posible. Si suele pasar el relevo a la misma persona, pregúntele qué tipo de mensajes le serían más útiles. Y si alguien le pasa el mando a usted, hágale saber a esa persona qué es lo que más le conviene. Por ejemplo, siguiendo con nuestro primer ejemplo, podría determinar que lo más útil es proporcionar a su colega una lista de los clientes cuyos problemas no se han resuelto y qué información siguen esperando. O podría proporcionarle información cronológica para el turno siguiente, como por ejemplo: "A las 9:45 a.m. tu hora, te necesitan en una llamada de ventas con Sydney. A las 13.00, tu hora, nuestro equipo en Tokio necesita una actualización sobre el cliente X". Consejo profesional: Como con cualquier habilidad nueva, es importante aprender de los que destacan. Dedique tiempo a examinar los tipos de mensajes (ya sean escritos, de audio o de vídeo) que se dejan los directivos y los líderes. Estudie su estilo, brevedad y claridad. Esto le dará una idea de lo que espera su organización y de lo que debe emular. Busque la mejora. Por último, recuerde pedir opiniones. Una gran parte del aprendizaje consiste en aceptar que mejorará con el tiempo. Con cualquier forma de comunicación asíncrona que envíe, termine su mensaje con una frase como: "¿Ha quedado claro este mensaje? Hágame saber cómo puedo mejorar mientras trabajo para ofrecer la mejor comunicación posible". Declaraciones como ésta demuestran su compromiso tanto con un trabajo excelente como con una cultura corporativa positiva. Consejo profesional: Sea amable y paciente consigo mismo mientras desarrolla esta habilidad. Aunque al principio pueda resultar difícil, con el tiempo se convertirá en algo natural. Ser un gran comunicador asíncrono le hará más contratable para otros empleadores. De hecho, cuando contrato a nuevos empleados, suelo poner a prueba esta habilidad realizando primero entrevistas de texto. Formulo ciertas preguntas y presento escenarios para que el candidato pueda explicar por escrito cómo manejaría la situación. Cuanto más haga por potenciar su capacidad para comunicarse a través de países y husos horarios, más sólida será su carrera y su candidatura a futuros puestos de trabajo.

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Resumen.

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