Como dar feedback negativo a seus colegas, chefe ou subordinados diretos

Quando eu estava na faculdade, recebi muitos feedbacks negativos. Acho que eu já deveria esperar por isso. Meu curso era de redação criativa, e criticar o trabalho de meus colegas (e ter meu trabalho criticado) fazia parte da experiência de aprendizado. A cada poucas semanas, meus professores realizavam workshops de uma hora nos quais meus colegas e eu tínhamos de ficar sentados em silêncio e ouvir enquanto os outros compartilhavam seus comentários. Rapidamente, todos nós nos tornamos conhecedores da fórmula: Diga uma ou duas coisas boas antes de listar tudo o que o senhor provavelmente mudaria. Comecei a construir uma armadura. Depois de algumas tentativas e erros, aprendi que não havia como satisfazer todas as pessoas na sala. Tive de descobrir qual era a minha intenção, aceitar as sugestões que se referiam a ela e deixar o resto para trás. Eu havia descoberto como receber críticas, mas fazê-las era um obstáculo totalmente diferente. Na primeira vez em que gerenciei alguém, vi essa parte do meu trabalho como uma tarefa - uma conversa incômoda que eu esperava que terminasse rapidamente para que ambos pudéssemos seguir em frente. Não consegui inverter o roteiro e me colocar no lugar da outra pessoa. Não levei em consideração suas intenções ou seus pontos fortes e desafios e não me comuniquei de forma a ajudá-los a desenvolver esses últimos. Essa continua a ser uma área em que estou trabalhando. Dar feedback útil é uma arte e é difícil de dominar. Um bom feedback ajuda as pessoas a crescer e é compartilhado com a intenção genuína de preparar alguém para o sucesso. Isso requer energia, reflexão e uma entrega atenciosa por parte de quem dá o feedback. Quando o senhor entra no mercado de trabalho, dar feedback, especialmente feedback negativo - a um colega, a um gerente ou a um subordinado direto - pode ser uma das habilidades mais desafiadoras que terá de desenvolver. Para ajudar o senhor a acelerar seu aprendizado, pedi a três colegas de trabalho com anos de experiência nessa área que dessem sua opinião. Como dar feedback negativo a um colega Dar feedback crítico sempre será difícil. Mas dar feedback a um colega tem seus próprios desafios, especialmente se o senhor tiver um bom relacionamento com essa pessoa. Normalmente, um colega está no mesmo nível que o senhor. Isso significa que a dinâmica de poder entre vocês é igual. Nenhuma pessoa tem autoridade sobre a outra. Embora isso possa equilibrar o campo de jogo, se o feedback for mal dado, pode acabar causando tensão entre os membros da equipe ou fazer com que a outra pessoa ignore completamente suas palavras. Aqui está o meu conselho: 1) Não os pegue desprevenidos. Para mim, a única coisa que mudou o jogo foi nunca pegar a outra pessoa desprevenida. Preparar a outra pessoa para o seu feedback permite que o senhor explique sua boa vontade, defina o tom para uma conversa positiva e tire-a da defensiva. Talvez o senhor queira dar um feedback ao seu colega de equipe sobre o desempenho dele em um projeto recente. Talvez o senhor queira pedir que ele responda aos seus e-mails mais prontamente. Ou talvez ele tenha falado mais do que outros membros da equipe em uma reunião e o senhor queira resolver o problema. Seja qual for o caso, entre em contato com ele em particular para marcar uma reunião individual e explique o que o senhor deseja discutir de forma aberta e não ameaçadora. O senhor pode dizer algo como: "Ei! Gostei muito de trabalhar com o senhor em nosso último projeto, mas tive algumas ideias sobre como podemos nos comunicar melhor da próxima vez. O senhor tem tempo para tomar um café esta semana e conversar sobre isso?". 2) Lembre-se de que o feedback não é um conselho. A segunda coisa a ter em mente é a forma como o senhor dá seu feedback. Nesse cenário, eu me certificaria de que seu feedback não seja visto como um conselho. Lembre-se de que essa pessoa é seu colega. O senhor não quer parecer condescendente nem agir involuntariamente como se fosse o chefe dela. O conselho é unilateral. O feedback é colaborativo. 3) Mantenha-o construtivo. Por fim, faça com que seu feedback seja construtivo. Concentre-se no problema, não na pessoa. Informe-a sobre o resultado positivo da mudança de comportamento. Por exemplo, se a pessoa ocupou todo o espaço aéreo em uma reunião, não diga: "O senhor não deixou ninguém falar na última reunião, e isso foi muito rude". Em vez disso, diga: "Percebi que o senhor teve ótimas ideias, mas acho que havia outras pessoas que também queriam falar. Da próxima vez, talvez o senhor possa fazer uma pausa de alguns segundos após compartilhar uma ideia para ver se outras pessoas se manifestam. É isso que faço em reuniões e sempre leva a melhores sessões de brainstorming. Algumas pessoas precisam de mais tempo para compartilhar do que outras." - Vasundhara Sawney, editor sênior, Ascend Como dar feedback negativo ao seu gerente Seu chefe toma decisões sobre sua carga de trabalho, classificações de desempenho, pagamento, promoções e muito mais. Essa dinâmica de poder abrangente significa que o senhor deve pensar bem quando, com que frequência e qual a melhor forma de dar um feedback negativo a ele. Os gerentes são pessoas e, assim como todo mundo, há momentos em que cometem erros ou precisam desenvolver novas habilidades para ter o melhor desempenho possível. Se o senhor der seu feedback de forma ponderada, ele pode acabar fortalecendo seu relacionamento e até mesmo beneficiando seu crescimento. Aqui está o segredo: não se trata apenas do que o senhor diz - trata-se de como o senhor diz. 1) Esteja preparado. Como em todo feedback, o feedback negativo deve ser específico, especialmente se o senhor o estiver dando ao seu gerente. Ao se preparar para compartilhar sua observação, pergunte a si mesmo quais ações, erros, escolhas ou julgamentos o senhor deseja discutir. Escolha o que vai focar, atenha-se a ele e planeje ser organizado em sua apresentação. O senhor deve ser capaz de explicar o problema e como ele está afetando o senhor, sua equipe ou a organização. Isso ajudará seu chefe a entender os erros dele com mais clareza (sem sobrecarregá-lo) e o ajudará a preparar uma crítica que seja ponderada e justa. 2) Seja oportuno. Ao fornecer feedback negativo, o momento certo é tudo. A pontualidade informará ao seu chefe que há um problema. Muito provavelmente, com as várias pessoas e projetos que seu chefe gerencia, suas observações ou problemas podem não estar no radar dele. Além disso, o feedback oportuno pode ajudar a diminuir a frustração, a confusão ou outros sentimentos que o senhor tenha e que, de outra forma, poderia estar guardando para si. É por isso que o quanto antes é melhor do que quanto mais tarde. O senhor quer que a conversa pareça relevante. Prepare-os preparando o cenário, mas recomendo que o senhor guarde os detalhes para a conversa em si. (O senhor não quer colocá-la na defensiva antes mesmo de ter a chance de conversar). Diga: "Gostaria de discutir como me senti quando o senhor estava dando instruções durante a reunião de hoje. O senhor tem algum tempo para conversar?". 3) Seja construtivo, controlado e respeitoso. Durante a reunião com seu gerente, lembre-se de que dar feedback negativo pode ser desconfortável e até intimidador quando se trata de seu chefe. As emoções costumam ser uma grande parte do feedback, não apenas para o senhor, mas também para o seu chefe. É importante ser capaz de controlar e regular suas emoções durante a conversa. Se o senhor se sentir sobrecarregado no momento, respire fundo e depois fale. Tente falar sobre cinco coisas: Agradeça a eles por estarem abertos a ouvir e, em seguida, declare sua intenção de compartilhar o feedback (mantenha-o produtivo e positivo), o que o senhor quer que mude, por que quer que mude e quaisquer impactos negativos que tenha observado como resultado das ações ou do comportamento deles. 4) Seja curioso. Quando o senhor terminar de compartilhar o feedback negativo, prompt seu gerente para fazer perguntas ou compartilhar sua própria perspectiva. Simples prompts como "O que o senhor acha?" podem permitir que ele compartilhe abertamente, peça esclarecimentos ou reflita em voz alta. Perguntas curiosas podem desencadear um diálogo autêntico e honesto. O senhor pode descobrir que o comportamento da pessoa não foi intencional ou que ela não estava ciente de como as ações dela o afetaram. Quando o feedback se transforma em uma conversa, ele prepara o terreno para que os dois se ouçam e, o que é mais importante, colaborem em possíveis soluções. - Nicole Smith (ela/ele), diretora do público editorial da HBR Como dar feedback negativo a um subordinado direto Como um novo gerente, o senhor pode estar em uma posição de poder, mas isso não torna essas conversas mais fáceis. Se o senhor se sentir estressado ou ansioso para dar feedback negativo a um subordinado direto, fique tranquilo - não está sozinho. Meu conselho é que o senhor seja o mais claro e consistente possível. Isso aumentará suas chances de ser ouvido e compreendido. Veja o que o senhor deve fazer antes, durante e depois. 1) Seja claro antes da reunião. Como gerente, o senhor deve ter reuniões individuais regulares com os membros da sua equipe para verificar seus projetos, necessidades, metas e desempenho. Esse é o melhor momento para ter essa conversa. Não marque uma reunião especial única ou espere até a avaliação do meio do ano. A primeira opção só causará estresse ao seu subordinado direto e a segunda pode fazer com que o senhor adie uma conversa difícil, mas necessária. Antes da reunião, prepare o que o senhor planeja dizer. Pergunte a si mesmo: Posso citar claramente as habilidades ou os comportamentos que quero que meu subordinado direto se concentre em melhorar? (O senhor tem exemplos específicos que possa compartilhar?) Posso explicar claramente os impactos negativos de suas ações ou desempenho para ajudá-los a entender por que essa melhoria é necessária? (O impacto é sobre a cultura da empresa, a qualidade do trabalho, o fluxo de receita, o moral da equipe ou outra área?) Posso comunicar claramente minhas expectativas em relação às mudanças que quero ver? (Trata-se de um problema que precisa ser resolvido imediatamente ou trata-se de trabalhar para melhorar algo ao longo do tempo?) O senhor também deve tentar antecipar quaisquer perguntas de acompanhamento que seu funcionário possa ter, inclusive pontos de discordância. 2) Lembre-se de que o senhor é um aliado. Entre na conversa como um aliado que deseja que seu funcionário tenha sucesso. Normalmente, começo reforçando as coisas que estão funcionando e depois passo para a área que precisa de mais atenção. O feedback negativo geralmente é ouvido em um volume mais alto do que o feedback positivo. Portanto, ao apresentar o que o senhor vê como área de melhoria, assegure ao seu subordinado direto que tudo isso é um processo de aprendizado. Se achar que será útil, o senhor pode até mesmo compartilhar um momento marcante de sua própria carreira. Por exemplo, o senhor pode suavizar o golpe dizendo algo como: "Eu costumava ter dificuldades com algo semelhante. Levei um tempo para superar isso, então entendo que isso não acontecerá da noite para o dia". Em seguida, faça uma pausa e dê a eles a chance de responder. O objetivo aqui é descobrir se os dois estão na mesma página ou se o senhor pode estar perdendo parte da história. É possível que eles não tenham os recursos necessários para fornecer os resultados que o senhor espera e, nesse caso, talvez seja necessário intervir e oferecer mais apoio. A questão é a seguinte: Não force sua agenda. Deixe que seja uma conversa. Em geral, tente se concentrar em como a melhoria do desempenho deles beneficiará a equipe e ajudará a empresa a atingir suas metas maiores. Explicar por que o trabalho deles é valioso e como ele se encaixa no quadro geral fará com que eles se lembrem de que essa conversa não se trata de agradar o senhor como gerente. Trata-se de ajudar a empresa a ter sucesso. 3) Faça um plano. Encerre a conversa reafirmando os aspectos que estão funcionando bem, bem como algumas próximas etapas em que os senhores podem se alinhar. Recomendo planejar uma reunião de acompanhamento, mas não escolha apenas uma data aleatória. Elabore um cronograma mais cuidadoso, considerando o problema que a pessoa está enfrentando e quanto tempo será necessário para ver uma melhora. Por exemplo, se alguém estiver tendo problemas no meio de um projeto de seis meses, planeje uma nova reunião após duas ou três semanas para falar sobre os esforços feitos e avaliar seu desempenho. Em última análise, o senhor quer saber se o funcionário processou o feedback e está honestamente empenhado em melhorar. Se tiver essa adesão, o senhor poderá apoiar, orientar e, por fim, capacitá-lo para o sucesso. Se, no final da reunião, o senhor não tiver chegado a um entendimento, não há problema em reconhecer isso. O senhor pode dizer: "Talvez não estejamos de acordo quanto a isso, mas espero que considere incorporar meu feedback e trabalhar para atender às minhas expectativas". Nesse caso, pode ser útil fazer o acompanhamento com um e-mail informando claramente os problemas e suas expectativas. - John Korpics, diretor de criação da HBR

Como dar feedback negativo a seus colegas, chefe ou subordinados diretos

Resumo.

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