5 dicas para escrever e-mails profissionais

Quanto do seu tempo o senhor gasta escrevendo, respondendo e questionando e-mails? Pesquisas mostram que os trabalhadores dos EUA gastam em média de duas a três horas por dia verificando seus e-mails de trabalho e mais duas horas em e-mails pessoais. Em outros países, como Índia e Austrália, a tendência é semelhante. Com o aumento crescente dos locais de trabalho remotos e híbridos, essa frequência - juntamente com a fadiga de e-mail, o esgotamento e a insatisfação no trabalho - está crescendo. O que o senhor pode fazer para recuperar algumas dessas horas? Se quiser passar menos tempo se preocupando antes de clicar em "enviar", o senhor precisa melhorar a elaboração de uma mensagem excelente. Na verdade, cultivar essa habilidade fará mais do que economizar seu tempo. A TI melhorará sua reputação como membro atencioso da equipe e o ajudará a articular suas ideias com clareza, aumentar sua influência, evitar idas e vindas desnecessárias e realmente fazer as coisas acontecerem. Aqui estão algumas diretrizes básicas que manterão seus e-mails claros, concisos e produtivos. Etapa 1: Identifique o que o senhor deseja que seu e-mail transmita. Antes de elaborar sua mensagem, pergunte a si mesmo: Que resultado espero que esse e-mail traga? O que eu quero que o destinatário faça? Por exemplo, o senhor está procurando uma atualização do status de um projeto? Está tentando conseguir um horário para uma reunião individual com um membro da equipe? O senhor espera que os destinatários participem da sua pesquisa? Dica profissional: Ao começar a escrever, pense em suas palavras como a chamada para ação que o senhor deseja que os destinatários realizem. Essa mentalidade o ajudará a elaborar uma mensagem com intenção clara. Etapa 2: Edite sua lista de destinatários. Antes de colocar a caneta no papel (ou os dedos no teclado), selecione cuidadosamente quem o senhor precisa para realizar o resultado que identificou. Se o senhor deseja agendar uma reunião individual, por exemplo, o destinatário necessário será óbvio. Mas se estiver procurando uma atualização do status de um projeto, talvez seja necessário ser mais cuidadoso ao elaborar sua lista de destinatários. Pergunte a si mesmo: Quem tem as informações que estou querendo obter? Um membro da equipe poderá compartilhá-las comigo, como um líder de equipe ou um gerente de projeto? Ou preciso incluir vários membros da equipe? Em caso afirmativo, quem é absolutamente necessário incluir? Quem não é? Se o senhor quiser incluir alguém apenas para sua informação ou para manter uma pessoa em CC, escreva uma breve nota no tópico de e-mail quando adicionar novos destinatários, para que todos tenham contexto. Em geral, porém, evite enviar uma mensagem para uma equipe inteira de pessoas se o senhor só precisa falar com uma ou duas. Da mesma forma, não coloque seu chefe em CC em todos os e-mails que não exijam a supervisão dele. Saber a quem se destina o e-mail o ajudará a criar uma mensagem mais personalizada. Dica profissional: ao responder a e-mails, defina o padrão como "Responder" em vez de "Responder a todos" para não inundar desnecessariamente as caixas de entrada das pessoas. Etapa 3: Adapte sua linha de assunto. Na era da rolagem infinita, a maioria de nós está examinando rapidamente o texto em nossas caixas de entrada e priorizando as mensagens que parecem essenciais para responder. O senhor precisa de uma linha de assunto que se destaque para que seu e-mail seja notado. Uma linha de assunto clara também pode servir como uma "estrela do norte" e ajudá-lo a se manter no caminho certo ao elaborar o corpo da mensagem. Como o senhor escreve isso? Reveja o resultado que identificou na Etapa 1 e use um verbo ou uma frase para indicar a ação que deseja que o destinatário realize. Isso dará a ele uma prévia de suas intenções antes de abrir o e-mail. Use precursores como "Decisão:"; "Ação necessária:"; "Feedback:"; ou "Para sua informação:", dependendo do contexto da mensagem. Aqui estão alguns exemplos de linhas de assunto fortes e fracas que o senhor pode imitar e ajustar à sua própria mensagem: Exemplo 1: O senhor quer que seu chefe tome uma decisão sobre sua proposta. Fraco: Nova estratégia de marketing individualizado Forte: Decisão necessária: Nova estratégia de marketing Exemplo 2: O senhor precisa da ação de um membro da equipe para cumprir o prazo de um projeto. Fraco: Atualização sobre o projeto Forte: Ação necessária: Informações sobre o projeto necessárias até as 13 horas de terça-feira (16 de agosto) Exemplo 3: O senhor deseja que um colega forneça feedback. Fraco: Nota conceitual Forte: Feedback: Nota conceitual Etapa 4: Elabore sua mensagem. Para manter a atenção do leitor, sua mensagem deve ser tão clara quanto a linha de assunto. Para isso, mantenha a mensagem curta e direta. Embora o tamanho exato do e-mail dependa da sua chamada para ação e de quanto contexto o senhor precisa para explicá-la, seu objetivo é estruturar as informações de uma forma que seja fácil para o leitor entender. Comece com a ação que deseja que eles tomem, siga com o contexto do motivo pelo qual o senhor exige essa ação e termine informando que está à disposição para perguntas. Elementos visuais como marcadores, texto em negrito, itálico e parágrafos mais curtos (duas ou três frases) podem facilitar a leitura rápida e a digestão da mensagem. Exemplo 1: Fraco Prezada Pam, Gostaria de chamar sua atenção para uma série de problemas que estamos tendo com nosso sistema de gerenciamento de conteúdo. Eles estão criando uma série de problemas para as pessoas da minha equipe. Muitos de nós estão tendo problemas para fazer login no sistema. Depois de inserir nossas credenciais na janela de login, o acesso demora muito e a tela congela constantemente ou fica em branco. Um membro da equipe me disse que levou 15 minutos para fazer o login e outro mencionou que levou quase 20 minutos para fazer o login. Além disso, quando a equipe faz o login, não conseguimos acessar a opção "criar rascunho". Quando clicamos nela, somos levados a "arquivar" postagens e não sabemos como resolver isso. Tudo isso está causando muita frustração entre os membros da equipe. Portanto, recomendo que nos reunamos e identifiquemos por que esses problemas estão ocorrendo e como corrigi-los. Obrigado, Jo Exemplo 2: Forte Prezada Pam, Estou entrando em contato com a senhora para marcar uma chamada hoje, às 14 horas, para discutir alguns dos problemas contínuos de software com nosso sistema de gerenciamento de conteúdo que estão causando muitos atrasos para minha equipe. Identificamos dois problemas principais. Problemas de login: Muitos dos membros da minha equipe relataram que as telas dos seus computadores estão congelando ou ficando em branco quando fazem login no site. Para outros, o login está demorando de 15 a 20 minutos. Não é possível criar rascunho: Quando clicamos em "criar rascunho", estamos sendo redirecionados para a pasta de arquivos. Estou reservando um tempo em nossos calendários para falar em detalhes sobre essas preocupações. Espero que não haja problema. Se o senhor quiser que eu colete informações adicionais antes de nossa reunião, por favor, me avise. Obrigado, Jo Etapa 5: Especifique os cronogramas. Com muita frequência, enviamos e-mails pedindo às pessoas que completem uma solicitação sem fornecer um cronograma. Isso é um erro. Quando deixamos de informar às pessoas quando precisamos de algo, colocamos sobre elas a responsabilidade de decidir se a tarefa é urgente ou não. Para evitar essa confusão, especifique quando deseja que o destinatário entre em contato com o senhor no início do e-mail. Inclua a data de término prevista para a tarefa, a solicitação ou o feedback. Por exemplo: O senhor poderia preencher esta pesquisa até sexta-feira, 15 de julho, às 15 horas? Por favor, compartilhe qualquer feedback que o senhor tenha sobre o meu relatório até amanhã. Se o senhor precisar de mais tempo, avise-me para que eu possa ajustar. O senhor pode reunir os dados que discutimos para uma reunião às 10h na segunda-feira, 10 de agosto? Dica profissional: se o seu aplicativo de e-mail permitir, defina um atraso de dois minutos em todos os e-mails enviados. Isso lhe dá alguns minutos de tempo de espera para retirar ou editar um e-mail, se desejar, e pode ser um salva-vidas quando o senhor, inevitavelmente, clicar acidentalmente em "enviar" em um rascunho de e-mail ou enviá-lo para o destinatário errado. Aqui estão as instruções sobre como fazer isso no Microsoft Outlook. Se estiver trabalhando com o Gmail, altere a opção "Desfazer envio" para 30 segundos. Aprender essas práticas de e-mail fará com que o senhor se mostre mais atencioso, claro e conciso ao se comunicar com seu chefe, colegas e pares.

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Resumo.

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