5 consejos para redactar mensajes de correo electrónico profesionales

¿Cuánto tiempo dedica a escribir, responder y cuestionar los correos electrónicos? Las investigaciones demuestran que los trabajadores de EE.UU. dedican una media de dos a tres horas diarias a revisar sus correos electrónicos de trabajo, y otras dos horas a los personales. En otros países, como India y Australia, la tendencia es similar. Con el creciente aumento de los lugares de trabajo remotos e híbridos, esta frecuencia -junto con la fatiga por el correo electrónico, el agotamiento y la insatisfacción laboral- están aumentando. ¿Qué puede hacer para recuperar algunas de esas horas? Si quiere pasar menos tiempo preocupándose antes de pulsar "enviar", tiene que mejorar en la elaboración de un gran mensaje. De hecho, cultivar esta habilidad hará algo más que ahorrarle tiempo. Mejorará su reputación como miembro reflexivo del equipo y le ayudará a articular sus ideas con claridad, a aumentar su influencia, a evitar idas y venidas innecesarias y a conseguir realmente que se hagan las cosas. He aquí algunas pautas básicas que mantendrán sus correos electrónicos claros, concisos y productivos. Paso 1: Identifique lo que quiere que transmita su correo electrónico. Antes de redactar su mensaje, pregúntese ¿Qué resultado espero obtener con este correo electrónico? ¿Qué quiero que haga el destinatario? Por ejemplo, ¿está buscando una actualización del estado de un proyecto? ¿Está tratando de conseguir una hora para una reunión individual con un miembro del equipo? ¿Espera que los destinatarios participen en su encuesta? Consejo profesional: Cuando empiece a escribir, piense en sus palabras como la llamada a la acción que quiere que realicen sus destinatarios. Esta mentalidad le ayudará a elaborar un mensaje con una intención clara. Paso 2: Edite su lista de destinatarios. Antes de poner la pluma sobre el papel (o los dedos sobre el teclado), seleccione cuidadosamente a quién necesita para realizar el resultado que ha identificado. Si lo que busca es programar una reunión individual, por ejemplo, el destinatario necesario será obvio. Pero si lo que busca es una actualización del estado de un proyecto, puede que tenga que ser más reflexivo a la hora de confeccionar su lista de destinatarios. Pregúntese: ¿Quién dispone de la información que busco? ¿Podrá compartirla conmigo un miembro del equipo, como un jefe de equipo o un gestor de proyectos? ¿O necesito incluir a varios miembros del equipo? Si es así, ¿a quién es absolutamente necesario incluir? ¿A quién no? Si desea incluir a alguien sólo como información o CC a una persona para mantenerla al tanto, escriba una breve nota en el hilo de correo electrónico cuando añada nuevos destinatarios, para que todos tengan contexto. En general, sin embargo, evite enviar un mensaje a todo un equipo de personas si sólo necesita hablar con una o dos. Del mismo modo, no CC su jefe en todos los correos electrónicos que no requieren su supervisión. Saber a quién va dirigido el correo electrónico le ayudará a elaborar un mensaje más personalizado. Consejo profesional: Cuando responda a los correos electrónicos, configure por defecto la opción "Responder" en lugar de "Responder a todos" para no inundar innecesariamente las bandejas de entrada de los demás. Paso 3: Adapte su línea de asunto. En la era del desplazamiento infinito, la mayoría de nosotros escaneamos rápidamente el texto de nuestras bandejas de entrada y priorizamos los mensajes que nos parecen críticos para responder. Necesita una línea de asunto destacada para que su correo electrónico llame la atención. Una línea de asunto clara también puede servir como "estrella del norte" y ayudarle a mantenerse en el buen camino cuando elabore el cuerpo del mensaje. ¿Cómo redactarlo? Repase el resultado que identificó en el paso 1 y utilice un verbo o una frase para indicar qué acción desea que realice el destinatario. Esto les dará una idea previa de sus intenciones antes de que abran el correo electrónico. Utilice precursores como "Decisión:"; "Acción requerida:"; "Comentarios:"; o "Para su información:" en función del contexto del mensaje. He aquí algunos ejemplos de líneas de asunto fuertes frente a débiles que puede emular y adaptar a su propio mensaje: Ejemplo 1: Quiere que su jefe tome una decisión sobre su propuesta. Débil: Nueva estrategia de marketing Fuerte: Decisión requerida: Nueva estrategia de marketing Ejemplo 2: Necesita la acción de un miembro del equipo para cumplir el plazo de un proyecto. Débil: Actualización del proyecto Fuerte: Acción requerida: Información sobre el proyecto requerida antes de la 1 pm del martes (16 de agosto) Ejemplo 3: Quiere que un colega le dé su opinión. Débil: Nota conceptual Fuerte: Retroalimentación: Nota conceptual Paso 4: Elabore su mensaje. Para mantener la atención de su lector, su mensaje debe ser tan claro como su línea de asunto. Para ello, mantenga el mensaje corto y directo. Aunque la longitud exacta de su correo electrónico dependerá de su llamada a la acción y de cuánto contexto necesite para explicarla, su objetivo es estructurar la información de forma que sea fácil de entender para el lector. Empiece con la acción que quiere que lleven a cabo, continúe con el contexto de por qué requiere esa acción y termine haciéndoles saber que está a su disposición para cualquier pregunta. Elementos visuales como viñetas, texto en negrita, cursiva y párrafos más cortos (de dos o tres frases) pueden facilitar la lectura rápida y la digestión de su mensaje. Ejemplo 1: Débil Estimada Pam Quería llamar su atención sobre una serie de problemas que hemos estado teniendo con nuestro sistema de gestión de contenidos. Están creando una serie de problemas a la gente de mi equipo. Muchos de nosotros estamos teniendo problemas para iniciar sesión en el sistema. Después de introducir nuestras credenciales en la ventana de inicio de sesión, se tarda mucho en acceder, y la pantalla se nos congela constantemente o se queda en blanco. Un miembro del personal me ha dicho que ha tardado 15 minutos en conectarse y otro me ha comentado que ha tardado casi 20 minutos en hacerlo. Además, cuando el personal se conecta, no podemos acceder a la opción "crear borrador". Cuando hacemos clic en ella, nos lleva a "archivar" los mensajes y no sabemos cómo resolverlo. Todo esto está causando mucha frustración entre los miembros del equipo. Por lo tanto, recomiendo que nos reunamos e identifiquemos por qué se están produciendo estos problemas y cómo solucionarlos. Gracias, Jo Ejemplo 2: Fuerte Estimada Pam Me pongo en contacto con usted para concertar una llamada hoy a las 14.00 horas para hablar de algunos de los continuos problemas de software con nuestro sistema de gestión de contenidos que están causando muchos retrasos a mi equipo. Hemos identificado dos problemas principales. Problemas de inicio de sesión: Muchos de los miembros de mi equipo han informado de que las pantallas de sus ordenadores se congelan o se quedan en blanco cuando inician sesión en el sitio web. A otros les está llevando entre 15 y 20 minutos iniciar sesión. Imposibilidad de crear borradores: Cuando hacemos clic en "crear borrador", se nos está redirigiendo a la carpeta de archivos. Estoy bloqueando algo de tiempo en nuestros calendarios para hablar en detalle sobre estas preocupaciones. Espero que le parezca bien. Por favor, hágamelo saber si desea que recopile cualquier información adicional antes de nuestra reunión. Gracias, Jo Paso 5: Especifique los plazos. Con demasiada frecuencia, enviamos correos electrónicos pidiendo a la gente que complete una solicitud sin darles un plazo. Esto es un error. Cuando no decimos a la gente cuándo necesitamos algo, dejamos en sus manos la decisión de si la tarea es urgente o no. Para evitar esta confusión, especifique cuándo quiere que el destinatario se ponga en contacto con usted al principio de su correo electrónico. Incluya la fecha prevista de finalización de la tarea, solicitud o respuesta. Por ejemplo: ¿Podría rellenar esta encuesta antes del viernes 15 de julio a las 15.00 horas? Por favor, comparta cualquier comentario que tenga sobre mi informe antes del EOD de mañana. Si necesita más tiempo, hágamelo saber y podré adaptarme. ¿Puede reunir los datos que discutimos para una reunión a las 10 de la mañana del lunes 10 de agosto? Consejo profesional: Si su aplicación de correo electrónico lo permite, establezca un retraso de dos minutos en todos los correos salientes. Esto le da un par de minutos de tiempo de amortiguación para retractarse o editar un correo electrónico si lo desea, y puede ser un salvavidas cuando inevitablemente, accidentalmente, pulse "enviar" en un borrador de correo electrónico, o lo envíe al destinatario equivocado. Aquí tiene las instrucciones sobre cómo hacerlo para Microsoft Outlook. Si trabaja con Gmail, cambie la opción "Deshacer envío" a 30 segundos. Aprender estas prácticas de correo electrónico le hará parecer más reflexivo, claro y conciso cuando se comunique con su jefe, compañeros y colegas.

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Resumen.

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