Cómo dirigir mejor las reuniones virtuales

"Shyamli, lo siento, pero tenemos que pedirte que abandones este encargo. Los clientes te encontraron muy de madera. Dijeron que no tienes presencia". Este comentario me lo hicieron llegar a través de una llamada telefónica allá por 2011. Acababa de dirigir una sesión de formación virtual para los empleados de una empresa: era la primera vez que moderaba a distancia. Mortificada, pensé que mi carrera había terminado incluso antes de empezar. Ya me había labrado una buena reputación como moderadora de eventos presenciales y había pasado a este nuevo papel tras un largo y agotador proceso de selección. Escuchar esos comentarios me quebró, pero no me eché atrás. Dejé mi ego a un lado y decidí intentarlo de nuevo. Observé otras sesiones virtuales, leí sobre cómo mejorar mi comunicación en entornos remotos y practiqué diligentemente lo aprendido. Ahora, alrededor de una década después, he dirigido más de 1.000 seminarios virtuales, sesiones de formación y reuniones para más de 25 equipos de alta dirección. Cuando pienso en aquel primer encargo, todavía se me dibuja una sonrisa irónica en la cara. Gestionar reuniones virtuales es una habilidad que requiere tiempo y práctica para dominarla. En nuestras interacciones cara a cara, es fácil leer el lenguaje corporal: una ceja levantada, un cambio en las expresiones faciales, un brazo cruzado sobre el pecho. Sin embargo, en una videollamada, especialmente cuando las personas pueden o no estar visibles, es mucho más difícil. Combine esto con períodos de atención más cortos y distracciones, y dirigir una reunión virtual productiva puede parecer imposible. Aun así, es más pertinente que nunca. En los dos últimos años, la mayoría de nuestras conversaciones de trabajo se han trasladado a Internet y, aunque los tiempos de reunión han aumentado un 10%, las investigaciones demuestran que la mayoría de ellas en realidad disminuyen la productividad de los empleados. Las investigaciones también demuestran que la responsabilidad recae con mayor frecuencia en los directivos primerizos, que tienden a celebrar demasiadas reuniones -y, por lo general, improductivas-. Si se encuentra en esta situación, ¿qué medidas puede tomar para mejorar? ¿Cómo puede hacer que sus interacciones virtuales sean más significativas y atractivas? He aquí una lista de comprobación que me ha ayudado a lo largo de los años. Pruébela antes de su próxima reunión. Comprobaciones previas a la reunión Defina el orden del día. Antes de cada reunión, tómese un tiempo para pensar en lo que quiere conseguir durante la misma. Piense en algunas de estas preguntas: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Cómo sería un resultado satisfactorio? ¿Quién necesita estar en la sala para alcanzar ese resultado? ¿Qué necesitan los participantes de usted? ¿Qué necesita usted de los participantes? ¿Cuál va a ser su contribución durante la convocatoria? Responder a estas preguntas le permitirá estructurar sus ideas y preparar una agenda bien definida. Por ejemplo, si está organizando una llamada para revisar los objetivos del próximo año fiscal con su equipo, prepare una agenda que refleje lo que desea discutir. Puede que desee hablar de cómo funcionó el equipo el año pasado, de sus logros así como de las áreas de mejora, compartir los nuevos objetivos y dejar espacio para cualquier pregunta o comentario. En este caso, su orden del día podría tener este aspecto: Objetivos del equipo de marketing para el AF23 Repase los resultados de marketing del ejercicio 22 Presente los nuevos objetivos para el FY23 Preguntas y respuestas Una vez que esté listo, distribuya el orden del día y cualquier trabajo previo, junto con la invitación virtual, mucho antes de la fecha de la reunión. Compruebe su tecnología. Aunque esto pueda parecer una comprobación de higiene, aprender a utilizar la tecnología de forma que le haga sentirse capacitado y seguro es importante para llevar a cabo una reunión sin problemas. Cuanto más fluidos sean los broches tecnológicos por su parte, más preparado, presente y comprometido estará durante la reunión. Normalmente, me conecto 10 minutos antes de que empiece una llamada para prepararme. Aproveche ese tiempo para probar el micrófono y la cámara y asegurarse de que todo funciona correctamente. Encuádrese con un fondo despejado o, si piensa utilizar un fondo virtual, configúrelo y previsualícelo antes de que empiece la reunión. Por último, compruebe su capacidad de conexión a Internet. Personalmente, prefiero conectarme tanto desde mi ordenador como desde mi teléfono a través de conexiones a Internet diferentes. Mi ordenador está conectado a mi WiFi mientras que suelo tener Internet móvil en mi teléfono. Me conecto desde mi teléfono, pero no conecto el audio ni el vídeo: es sólo mi copia de seguridad. Con los años, he aprendido que este truco me salva la vida, sobre todo cuando trato con clientes externos o durante reuniones importantes (y delicadas) con mi equipo. Incluso si se produce una situación en la que tenga que abandonar su dispositivo principal, seguirá estando disponible en su teléfono para volver a conectarse lo antes posible. Durante la reunión Muestre su lado humano. Si todo el mundo no está familiarizado con los demás o su equipo se reúne con algún stakeholder por primera vez, utilice los primeros minutos para presentarse. Podría decir algo como: "Hagamos una breve presentación. ¿Pueden todos compartir su nombre y su función? Luego pueden pasar el micro a otra persona de la llamada". Si se trata de una reunión interna de equipo más informal, empiece con una simple presentación. Puede decir: "Hola a todos, quería empezar esta llamada con un check in de una sola palabra. ¿Cómo les ha ido la semana pasada?". Si la naturaleza de la reunión es más delicada, comience con algo que demuestre a su equipo que le importa: "Sé que todos ustedes deben tener preguntas sobre el reciente cambio de liderazgo en la empresa. Quería hacer una ronda rápida para ver cómo os sentís hoy". Como anfitrión, puede tomar la iniciativa en estas conversaciones y empezar por usted mismo. Esto le infundirá confianza y seguridad y sacará a relucir su lado más humano. También establece el tono para que la gente sea más abierta y comparta libremente. Consejo profesional: Cuando dirija una reunión, es una buena práctica llevar la cámara encendida. Aunque no tiene por qué hacerlo, puede resultar difícil para los demás participantes establecer una buena relación con una pantalla en blanco. Si es posible, muéstrese en cámara. Si es usted una persona a la que su propia imagen le distrae, puede desactivar la opción de "imagen reflejada" de la aplicación. Cuando hable, concéntrese en la cámara web: esto le ayudará a establecer un "contacto visual virtual" con los demás y a relacionarse mejor con ellos. Establezca un protocolo para todos los oradores de la reunión. Comience la llamada con una o dos reglas básicas para todos los asistentes, de modo que todos tengan la oportunidad de compartir sus puntos de vista sin interrumpirse ni hablar por encima de los demás. Podría decir: "Utilicemos el icono de 'levantar la mano' si alguien quiere hablar y luego anulemos el silencio". O "Compartamos cada uno nuestras ideas en menos de dos minutos y luego pasemos la palabra a otra persona de la llamada. Yo puedo empezar". O "Por favor, utilice la función de chat para exponer sus pensamientos". Crear reglas específicas establecerá expectativas claras para todos, les ayudará a articular sus pensamientos y a avanzar en la discusión sin interrupciones. El objetivo de este ejercicio es permitir un entorno colaborativo y seguro en el que todos puedan participar y compartir sus puntos de vista. Consejo profesional: Anime a los asistentes a su reunión a utilizar generosamente la función de chat para hacer preguntas, publicar enlaces y comentar el debate. Esto es especialmente útil para aquellos que son más callados o prefieren escribir sus pensamientos. Elaborar una estrategia que atienda a las diversas necesidades de su equipo creará un espacio más abierto y psicológicamente seguro para que todos compartan sus ideas. Estructure sus pensamientos. En las reuniones virtuales, los periodos de atención son considerablemente más cortos. Para lograr un impacto duradero, debe estar preparado para que su mensaje llegue a buen puerto. Por ejemplo, si le pido que mire 500000 durante un breve segundo y me diga cuál es la cifra, ¿será capaz de hacerlo? ¿Y si sustituyo la cifra por 500.000 o 500k? Seguramente será mucho más fácil de recordar. El uso de comas crea una estructura manejable que le ayuda a leer y comprender la información con mayor facilidad. Para transmitir la información de forma más eficaz, también debe hacer pausas mentales en su discurso o presentación para que los oyentes puedan digerir sus palabras y comprender mejor su significado. Pongamos que quiere dar información actualizada sobre un proyecto. Puede crear una estructura de resultados pasados, resultados presentes y resultados futuros. También puede crear una estructura en la que encabece con las necesidades del cliente, cómo su proyecto ha satisfecho esas necesidades y qué conocimientos ha obtenido del proyecto. Crear estas comas mentales para espaciar sus principales puntos de discusión le ayudará a analizar y organizar sus pensamientos de forma centrada. Un truco que utilizo es un método que yo llamo "un tweet seguido de un post en Facebook". Por cada idea que quiero compartir, escribo una frase sobre ella. Este es mi tuit o una versión anotada de mi idea en pocas palabras. Luego, la sigo con una explicación más completa sobre por qué mi idea es importante, cómo repercutirá en el equipo/objetivos/negocio y cómo pienso ponerla en práctica. Mientras habla, asegúrese de que sus puntos de discusión sean procesables y deje a todos con una idea clara de lo que espera de ellos. En los dos últimos minutos de la reunión, comparta un resumen conciso de los próximos pasos y de cómo piensa hacer un seguimiento de los resultados o productos discutidos en la reunión. Consejo profesional: Cuando hable, su voz y el ritmo de su discurso pueden crear un poderoso impacto en su audiencia. Ralentizar el ritmo crea tiempo para que la gente procese lo que se está diciendo y para que la información se absorba de mejor manera. Por término medio, cuando habla a unas 180 palabras por minuto, es probable que le entiendan más fácilmente. Una forma de controlar su ritmo es escribir lo que quiere decir y dividirlo en párrafos de 150 a 180 palabras. A continuación, practique el cronometraje. Después de la reunión Comparta los próximos pasos. Durante la reunión, usted o un colega deberían haber tomado notas o anotado las ideas o comentarios más importantes, incluidos los "próximos pasos" o cualquier tarea que haya decidido delegar entre el grupo. Una vez finalizada la reunión, dedique unos minutos a organizar sus notas y envíelas a su equipo por correo electrónico o Slack para que los próximos pasos queden documentados. Practique la autorreflexión. Para su propia introspección, reflexione sobre cómo ha ido la reunión. Pregúntese: ¿Qué fue bien? ¿Qué no fue bien? ¿Cuál fue el aprendizaje clave para mí como anfitrión de la reunión? ¿Qué me gustaría hacer de forma diferente la próxima vez? Esto le ayudará a mejorar, a convertirse en un presentador más productivo y a aportar más dirección y claridad a todos los presentes en las reuniones que dirija. Dirigir una reunión puede parecer una parte pequeña y a menudo insignificante de su trabajo como gestor. Sin embargo, cuando dirige reuniones con la intención adecuada, éstas pueden propiciar cambios significativos tanto para usted como para todos los miembros de su equipo.

Cómo dirigir mejor las reuniones virtuales

Resumen.

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