Bob Pozen tem muitas atividades. Ele já foi alto executivo em duas gigantes do setor de fundos mútuos, a Fidelity e a MFS Investment Management. Também já atuou como advogado, funcionário público, professor de direito, professor de administração e autor prolífico. E, muitas vezes, desempenhou várias dessas funções ao mesmo tempo. No entanto, Pozen nunca dá a impressão de estar sobrecarregado, exausto ou mesmo tão ocupado assim. Sabemos disso porque ele é um colaborador frequente da HBR e do hbr.org — com a reputação, em nossos escritórios, de escrever mais rápido do que conseguimos editar. Nossas experiências com ele nos levaram a nos perguntar se ele teria algo interessante a dizer sobre produtividade pessoal. Então, perguntamos a ele sobre isso. O resultado foi uma série de posts no blog da HBR (http://s.hbr.org/eDJ4g4), que Pozen resumiu aqui em seis princípios para uma vida profissional mais produtiva. Princípio 1: Conheça a sua vantagem comparativa Muitos CEOs com quem me deparei dizem: “Estas são as cinco principais prioridades da empresa. Quem seria o mais indicado para executar cada uma delas?” Em seguida, propõem-se para todas as cinco áreas. Essa pode ser a resposta certa, mas é a pergunta errada, pois se baseia em um conceito egocêntrico de vantagem comparativa. Ela se concentra no que um executivo faz de melhor, em vez de se concentrar no que a organização mais precisa dele ou dela. A pergunta correta é: “Quais funções só o(a) senhor(a), na qualidade de CEO, pode desempenhar?” O(a) senhor(a) pode ser o(a) único(a) executivo(a) capaz de se reunir com um alto representante do órgão regulador ou de convencer um cliente importante a permanecer na empresa. O(a) senhor(a) também pode ser essencial para o recrutamento de quadros de alta gerência. Mas um CEO deve abster-se de assumir outras responsabilidades, mesmo que se destaque no cumprimento dessas funções. Quando o CEO Rob Manning me recrutou para ingressar na MFS como presidente do conselho, em 2004, dividimos explicitamente as funções de alta prioridade. Embora eu tivesse dirigido o grupo de gestão de investimentos na Fidelity, Rob é um talentoso profissional de investimentos e um líder nato que desejava assumir a liderança desse grupo na MFS. Combinamos que eu nem mesmo apareceria na área de investimentos. O mesmo se aplica aos executivos de nível médio. Você pode ser excelente em finanças e competente em marketing, mas se a sua empresa conta com muitos profissionais de finanças qualificados e apresenta grandes deficiências em marketing, provavelmente o seu melhor e mais proveitoso papel estará nesta última área. Portanto, não se concentre apenas no que você faz de melhor. É mais provável que você tenha sucesso se observar o ambiente ao seu redor e avaliar como pode ser mais útil. Muitos executivos também dedicam tempo demais a detalhes operacionais, como a melhor opção de voo ou a disposição dos lugares em um jantar corporativo. Essas tarefas devem ser delegadas, se possível, a um assistente executivo. É claro que o chefe deve poder confiar nessa pessoa para que as tarefas sejam realizadas de forma correta, rápida e educada. Uma vez estabelecida a confiança, ele ou ela deve envidar todos os esforços para apoiar e manter esse assistente, que é fundamental para a produtividade. Ouça uma entrevista com Bob Pozen. Baixe este podcast Princípio 2: Não é o tempo que você dedica, mas os resultados que você produz A maioria dos executivos, profissionais e empreendedores dedica uma enorme quantidade de tempo ao trabalho. Em uma crise, pode ser necessário trabalhar até tarde da noite, mas os ambiciosos têm a tendência de ficar até tarde todas as noites. Essa tendência decorre da suposição implícita de que mais horas equivalem a mais valor agregado. Isso é simplista demais. Seu sucesso deve ser medido pelos resultados que você produz, não pelo número de horas que você registra. Quando entrei para um escritório de advocacia em Washington, DC, logo percebi que cobrar dos clientes pelo número de horas trabalhadas não fazia sentido. Esse método de cobrança incentivava os advogados a trabalhar muitas horas, em vez de obter bons resultados rapidamente. Após alguns anos, meus clientes sabiam que eu era eficiente, então fiz uma experiência. Enviei-lhes uma carta explicando que, no futuro, eu lhes cobraria o dobro do tempo que realmente dedicava ao trabalho deles — a menos que se opusessem. Nenhum cliente se opôs. Focar nos resultados em vez de nas horas tem a vantagem adicional de permitir um melhor equilíbrio entre família e trabalho. Quando meus filhos eram pequenos, eu chegava em casa na maioria dos dias da semana às 19h para jantar e passar algum tempo de qualidade com eles. Mais tarde à noite, se necessário, eu trabalhava no meu escritório em casa. Nos fins de semana, meus filhos costumavam dormir até tarde, então eu trabalhava das 7h às 11h da manhã e tinha a maior parte do dia livre para ficar com minha família. É claro que a vida profissional e a vida doméstica às vezes entram em conflito, mas isso muitas vezes pode ser administrado. Por exemplo, eu trabalhava na Comissão de Valores Mobiliários (SEC) quando os títulos lastreados em hipotecas começaram a ganhar destaque, na década de 1980. Havia uma força-tarefa intragovernamental sobre o assunto, composta por funcionários da SEC, do Tesouro e do Fed. Fui convidado a liderar parte da força-tarefa, que deveria se reunir das 18h30 às 20h30 várias noites por semana, a fim de evitar interferência no trabalho normal das agências. Eu disse: “Bem, sinto muito, não poderei fazer isso.” Eles perguntaram por quê. Eu respondi: “Porque vou para casa jantar com meus filhos.” Então, eles marcaram a reunião para as 17h às 19h — o que, é claro, não interferia no trabalho do dia. Princípio 3: Pense primeiro, leia ou escreva depois Muitas pessoas se sentem sobrecarregadas pelo enorme volume de leitura e redação que precisam realizar para seus negócios. Elas não percebem que a chave para uma leitura e redação mais rápidas e eficazes é um pensamento mais rigoroso antecipadamente. Não estou falando de ler romances por prazer. Estou falando da pilha de material de negócios que se acumula em sua mesa e sobrecarrega seu computador. Para ser um leitor rápido, você precisa ter muita clareza em sua mente sobre o motivo pelo qual está lendo. Por exemplo, ao ler o Financial Times depois do Wall Street Journal, procuro por questões internacionais não abordadas pelo Journal. Aqui está um exercício que usei com meus filhos e sobrinhos. Quando os via fazendo uma leitura densa em um livro didático de história ou ciências, eu perguntava: “Quando chegar a época da prova, daqui a um ou dois meses, o que vocês querem lembrar deste capítulo?” Em seguida, eu dizia: “Depois de ler este capítulo, por favor, escrevam no máximo um ou dois parágrafos que desejam lembrar para a prova. Depois, voltem e vejam como poderiam ler de forma mais eficiente para obter esses um ou dois parágrafos.” Com e-mails, a primeira coisa a fazer é decidir quais precisam ser lidos. Em segundo lugar, se algum deles for importante, tento respondê-lo imediatamente. Se não for possível, ou se houver anexos extensos, peço para imprimi-los. Na manhã seguinte, tenho cópias impressas deles em minha mesa e sei a quais preciso responder. Quando se trata de escrever algo mais longo do que um e-mail, o segredo é primeiro definir seu argumento. Se eu não compreender totalmente minha linha de raciocínio, não consigo escrever nem mesmo um parágrafo. Para isso, elabore um esboço antes de escrever. Para um artigo ou memorando, isso significa apenas quatro ou cinco pontos-chave com alguns subpontos abaixo de cada um. Já vi muitos executivos perceberem o que queriam dizer somente depois de terem escrito um rascunho extenso. Isso é lamentável. O senhor deve saber onde vai chegar antes de começar. Experimente o seguinte: depois de elaborar um esboço, escreva o parágrafo conclusivo. Isso lhe dirá se você realmente sabe para onde seu artigo ou memorando está indo. Princípio 4: Prepare seu plano, mas esteja pronto para alterá-lo A maioria dos executivos precisa fazer palestras para diversos grupos. Frequentemente, eles se preparam escrevendo o texto completo de suas observações. Mas isso os faz sentir-se obrigados a proferir todo o discurso, mesmo que o público não esteja receptivo. Falar é muito diferente de escrever. Você precisa de uma linha de raciocínio muito mais clara e tem que estabelecer uma conexão com seus ouvintes no momento certo. Eles podem estar entediados ou entusiasmados — você não saberá com antecedência. Para se preparar para uma palestra, você deve anotar em uma página uma lista com seus quatro ou cinco pontos-chave e um parágrafo de conclusão. Em seguida, tente chegar com antecedência suficiente para ouvir o palestrante anterior ou conversar com as pessoas durante o intervalo. Isso permitirá que você perceba o clima do público e adapte seus quatro ou cinco pontos ao estado de espírito dele. Certa vez, falei depois de James Carville, o consultor político democrata. Ele é um contador de histórias coloquial, com um repertório de piadas maliciosas sobre sua infância na Louisiana. A plateia estava animada após o discurso de Carville, então me apresentei como “Billy Bob” Pozen e o público explodiu em aplausos e risadas. A mesma abordagem pode ser aplicada rotineiramente no trabalho. Sou um grande defensor de me preparar à noite para o dia seguinte. Ao revisar cada item da agenda, anoto algumas palavras sobre o que pretendo realizar. Também elaboro uma lista de tarefas por ordem de prioridade. No final do dia, reviso o que consegui realizar e decido o que preciso fazer no futuro. No entanto, muitas vezes tenho de revisar minha agenda à medida que os eventos se desenrolam. Às vezes, uma reunião é cancelada ou adicionada, ou sou convidado a comentar em um programa de notícias. Assim, basta revisar minha lista de tarefas e redefinir minhas prioridades. Se preencher cada hora de sua agenda diária com reuniões ou ligações, restará pouco espaço para lidar com imprevistos. Muitos executivos de alto escalão preenchem cada hora de seus calendários diários com reuniões ou ligações. Isso deixa pouco espaço para lidar com imprevistos. Tento manter pelo menos uma hora livre todos os dias para poder responder rapidamente a novos eventos ou questões. Princípio 5: Deixe que os outros tenham seu próprio espaço É importante ser flexível não apenas em relação aos seus próprios planos, mas também ao ouvir seus funcionários. Muitos executivos iniciam as reuniões de maneira diretiva: “Esta é a minha opinião sobre o rumo que este projeto deve tomar. E estas são as principais medidas que acredito que precisamos tomar.” Isso dá um foco à reunião, mas também pode desencorajar os participantes a expressarem suas preocupações. Não se esqueça de dormir (e outras dicas para uma vida saudável) Exercício No que diz respeito ao exercício, o segredo é realmente praticá-lo. Muitas pessoas bem-sucedidas têm uma rotina diária que envolve corrida, ciclismo, natação ou aparelhos de ginástica. Essas atividades me entediam, por isso jogo tênis de duplas duas ou três vezes por semana. É fácil deixar de treinar quando se está viajando. As instalações podem não ser boas, ou sua agenda pode estar muito apertada. Mas esses são os dias em que você mais precisa se exercitar. Alimentação saudável Da mesma forma, é fácil quebrar hábitos alimentares saudáveis quando se está na estrada. Conheço um executivo de private equity que engorda de 4,5 a 6,8 kg toda vez que sua empresa levanta um novo fundo. Aqui estão três dicas para evitar esse destino: Siga seu cardápio normal de café da manhã, mesmo em reuniões matinais. Evite todas as sobremesas em eventos de almoço ou jantar. E tente limitar o álcool, que é bastante calórico, a uma taça de vinho. Sono Por fim, permitam-me fazer um sermão sobre a importância do sono. Alguns executivos dizem que conseguem se virar com quatro ou cinco horas por noite, mas duvido que estejam tão mentalmente afiados quanto poderiam estar. Sete ou oito horas por noite, além de um breve cochilo durante o dia, tornarão suas horas de vigília muito mais produtivas. Mais uma vez, pode ser difícil manter essa rotina quando se está viajando. Os voos noturnos da Costa Leste dos Estados Unidos para a Europa duram apenas seis ou sete horas, então eu como antes de embarcar e vou dormir assim que me sento no meu assento. O segredo para dormir em aviões é usar uma venda nos olhos e tampões de ouvido, que criam a sensação de estar em um casulo, isolado do resto do mundo. É mais fácil criar essa sensação em um assento na janela do que em um assento no corredor, onde é difícil evitar a agitação da tripulação. Adoto uma abordagem diferente — a hipótese refutável, concebida para estimular o debate. Posso dizer: “Esta é a área em que realmente precisamos fazer algo. É uma área difícil, e há várias maneiras de lidar com os problemas. Agora, esta é minha visão preliminar do caminho que devemos seguir, mas posso estar errado. Quero que se sintam à vontade para discordar e propor alternativas.” Então, tenho de estar disposto a descartar ou modificar a minha hipótese se alguém apresentar uma abordagem melhor. No final de uma reunião, sempre pergunto: “Quais são as tarefas a serem realizadas, quem vai se encarregar delas e quando serão concluídas?” Quero que os participantes cheguem a um acordo sobre os resultados esperados e estabeleçam seu próprio cronograma. Assim, eles terão um interesse ativo no acompanhamento, em vez de simplesmente seguirem minhas orientações. E, muitas vezes, eles escolhem um cronograma mais ambicioso do que eu teria coragem de sugerir. De maneira mais ampla, tornei-me um defensor fervoroso do princípio geral de que as pessoas devem ser donas de seu próprio espaço. Sob esse princípio, cada funcionário de uma grande empresa é visto como o proprietário de uma pequena empresa. O papel do chefe é fornecer recursos aos subordinados, orientá-los e ajudá-los a enfrentar outras pessoas na organização como um todo. É possível reforçar o princípio da autonomia de várias maneiras. Por exemplo, em vez de atribuir tarefas detalhadas, pode-se apresentar prioridades gerais para o ano seguinte e deixar que os subordinados formulem formas específicas de implementar essas prioridades, juntamente com os indicadores para medir o sucesso. Ao aplicar esse princípio, você deve estar preparado para tolerar erros. Se os funcionários são donos de sua unidade, eles devem ter liberdade para experimentar novas estratégias. Isso invariavelmente significa que, às vezes, eles chegarão a um beco sem saída ou avaliarão incorretamente o potencial de um mercado. Se você demiti-los por cometerem tais erros de julgamento, você minará a cultura de propriedade. É claro que sua tolerância a erros não deve ser ilimitada. Não se deve ignorar ações ilegais ou antiéticas. Nem se deve tolerar a repetição de erros semelhantes pelas mesmas pessoas. Um dos meus ditados favoritos é: “Vamos cometer um novo erro.” Princípio 6: Mantenha as coisas curtas e simples No dia a dia, procuro manter os aspectos materiais da vida o mais simples possível, a fim de maximizar a produtividade. Acordo todas as manhãs por volta das 7h e, às 7h15, já estou barbeado, banhado e vestido. Em seguida, leio dois jornais enquanto tomo café da manhã e saio de casa por volta das 7h30. Na noite anterior, preparo o que vou vestir. Tenho cinco conjuntos de roupa de inverno e cinco de verão. E como a mesma coisa no café da manhã todos os dias — uma banana e uma tigela de cereal frio. Sou muito monótono pela manhã. Tento manter os aspectos materiais da vida o mais simples possível. Como a mesma coisa no café da manhã todas as manhãs — uma banana e uma tigela de cereal frio. No almoço, como um sanduíche de salada de frango e bebo um refrigerante diet, a menos que esteja participando de um evento externo. Tento tirar uma soneca todos os dias após o almoço — basta fechar a porta, levantar os pés e caio no sono quase que instantaneamente por exatamente 30 minutos. Sinto-me revigorado e com energia para o resto do dia. Quando estou viajando, geralmente tenho reuniões no café da manhã e no almoço, mas ainda assim tento encaixar minha soneca da tarde. Também tenho uma rotina de viagem. Levo a mesma mala de mão com um saco plástico pré-embalado de produtos de higiene pessoal. Essa mala cabe nos compartimentos superiores, mas é grande o suficiente para levar roupas para quatro ou até cinco noites fora. Levo uma bolsa de lona em vez de uma pasta, porque é mais leve e tem mais capacidade. Nessa bolsa guardo meu passaporte, um conjunto de canetas, uma venda para os olhos e tampões de ouvido. Além disso, tenho uma pequena lanterna, para que, se estiver em um táxi e a iluminação for ruim, eu ainda possa continuar trabalhando. A regra de manter as coisas simples se aplica igualmente bem a outros aspectos da vida profissional, como reuniões. Quase qualquer reunião pode ser concluída em uma hora ou, no máximo, uma hora e meia. Após 90 minutos, as pessoas desligam — ficam cansadas e deixam de prestar atenção. O apresentador de uma reunião deve distribuir os materiais com antecedência a todos os participantes. Estes devem incluir sempre um resumo executivo de uma página, e a norma explícita deve ser que todos leiam pelo menos o resumo antes de participar da reunião. Em uma reunião produtiva, o apresentador dedica cinco ou dez minutos para preparar o terreno e apresentar as questões-chave. Isso deixa o tempo restante para discutir os assuntos e formular um plano de ação. Mas todos nós já participamos de reuniões improdutivas. Ficamos sentados em silêncio e educadamente enquanto o apresentador lê cada palavra de 20 ou 30 slides de PowerPoint — muitos dos quais já estavam incluídos nos materiais distribuídos com antecedência para a reunião. Em vez disso, após os primeiros 15 minutos de slides, deveríamos nos levantar coletivamente e exclamar: “Estamos furiosos e não vamos mais tolerar isso!” Tempo e esforço desperdiçados são os maiores inimigos da produtividade. Eles não devem ser tolerados.

Robert C. Pozen

<h2>Princípio 1: Conheça a sua vantagem comparativa</h2>Muitos CEOs com quem me deparei dizem: “Estas são as cinco principais prioridades da empresa. Quem seria o mais indicado para executar cada uma delas?” Em seguida, propõem-se para todas as cinco áreas. Essa pode ser a resposta certa, mas é a pergunta errada, pois se baseia em um conceito egocêntrico de vantagem comparativa. Ela se concentra no que um executivo faz de melhor, em vez de se concentrar no que a organização mais precisa dele ou dela.

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Reprint: R1105K
A veteran top executive at two giant mutual fund companies, the author has also been an attorney, a government official, a law school professor, and a business school professor&#8212;sometimes simultaneously. Over the years, he has devised a number of principles and practices to maximize his personal productivity without sacrificing his health or family life. In this article he presents six of them.
Know your comparative advantage. Focus not on what you do best but on what your organization most needs from you&#8212;and don&#8217;t spend too much time on operational details.
It&#8217;s not the time you spend but the results you produce. Most executives put a huge amount of time into their jobs, assuming that more hours equal more value added. That&#8217;s too simplistic.
Think first, read or write second. Figure out your argument in advance; then jot down your four or five key points and write the concluding paragraph.
Prepare your plan, but be ready to change it. Arrive early for a speaking engagement in order to grasp the mood of your audience and tailor your speech accordingly.
Let others own their space. Instead of assigning detailed tasks, present general priorities and let your reports decide how to implement them.
Keep things short and simple. Routine meals, naps, and travel habits can save time, effort, and health.

Managing Yourself: Extreme Productivity

Reimpressão: R1105K Executivo sênior veterano em duas gigantescas empresas de fundos mútuos, o autor também já atuou como advogado, funcionário público, professor de faculdade de Direito e professor de faculdade de administração — às vezes, simultaneamente. Ao longo dos anos, ele desenvolveu uma série de princípios e práticas para maximizar sua produtividade pessoal sem sacrificar sua saúde ou vida familiar. Neste artigo, ele apresenta seis deles. Conheça sua vantagem comparativa. Concentre-se não no que você faz de melhor, mas no que sua organização mais precisa de você — e não gaste tempo demais com detalhes operacionais.O que importa não é o tempo que você dedica, mas os resultados que você produz. A maioria dos executivos dedica uma enorme quantidade de tempo ao trabalho, partindo do princípio de que mais horas equivalem a mais valor agregado. Essa visão é simplista demais. Pense primeiro, leia ou escreva depois. Defina seu argumento com antecedência; em seguida, anote seus quatro ou cinco pontos-chave e redija o parágrafo conclusivo. Prepare seu plano, mas esteja pronto para alterá-lo. Chegue cedo a uma palestra para captar o clima do público e adaptar seu discurso de acordo com ele. Deixe que os outros tenham seu espaço. Em vez de atribuir tarefas detalhadas, apresente prioridades gerais e deixe que seus subordinados decidam como implementá-las.Mantenha as coisas curtas e simples. Horários regulares para as refeições, cochilos e hábitos de deslocamento podem poupar tempo, esforço e contribuir para a saúde.

Autogest&atilde;o: Produtividade Extrema

Reprint: R1105K A veteran top executive at two giant mutual fund companies, the author has also been an attorney, a government official, a law school professor, and a business school professor—sometimes simultaneously. Over the years, he has devised a number of principles and practices to maximize his personal productivity without sacrificing his health or family life. In this article he presents six of them. Know your comparative advantage. Focus not on what you do best but on what your organization most needs from you—and don’t spend too much time on operational details. It’s not the time you spend but the results you produce. Most executives put a huge amount of time into their jobs, assuming that more hours equal more value added. That’s too simplistic. Think first, read or write second. Figure out your argument in advance; then jot down your four or five key points and write the concluding paragraph. Prepare your plan, but be ready to change it. Arrive early for a speaking engagement in order to grasp the mood of your audience and tailor your speech accordingly. Let others own their space. Instead of assigning detailed tasks, present general priorities and let your reports decide how to implement them. Keep things short and simple. Routine meals, naps, and travel habits can save time, effort, and health.

Autogestão: Produtividade Extrema

Resumo.

Princípio 1: Conheça a sua vantagem comparativa

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