Clique aqui para baixar uma planilha em PDF sobre “Avaliando a maturidade de seus processos”. Clique aqui para baixar uma planilha em PDF sobre “Avaliando a maturidade da sua empresa”. As empresas adotaram o gerenciamento de processos como um estilo de vida. Nova e controversa quando descrevi o conceito pela primeira vez, há 17 anos, nas páginas desta revista (veja “Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate”, HBR de julho a agosto de 1990), a abordagem de transformação baseada em processos agora é usada rotineiramente por empresas em todo o mundo. Poucos executivos questionam a ideia de que redesenhar os processos de negócios — trabalho que ocorre de ponta a ponta em toda a empresa — pode levar a melhorias drásticas no desempenho, permitindo que as organizações ofereçam maior valor aos clientes de forma a gerar maiores lucros para os acionistas. Em praticamente todos os setores, empresas de todos os tamanhos alcançaram melhorias extraordinárias em custo, qualidade, velocidade, lucratividade e outras áreas importantes, concentrando-se, medindo e redesenhando seus processos internos e voltados para o cliente. Infelizmente, porém, as vítimas estão espalhadas pela estrada. Desde 2000, observei pessoalmente centenas de empresas tentarem se rejuvenescer criando ou redesenhando processos de negócios. Apesar de suas intenções e investimentos, muitos progrediram lentamente ou pouco. Até mesmo empresas que conseguiram se transformar acharam a tarefa árdua e angustiante. Todos os projetos de mudança são difíceis de realizar, mas a mudança baseada em processos é particularmente difícil. Ao contrário das suposições generalizadas, projetar novos processos de negócios envolve mais do que reorganizar os fluxos de trabalho: quem executa quais tarefas, em quais locais e em qual sequência. Para que novos processos funcionem, as empresas devem redefinir os cargos de forma mais ampla, aumentar o treinamento para apoiar esses trabalhos e permitir a tomada de decisões pelo pessoal da linha de frente, além de redirecionar os sistemas de recompensa para se concentrarem nos processos e nos resultados. Como se isso não bastasse, as empresas também precisam remodelar as culturas organizacionais para enfatizar o trabalho em equipe, a responsabilidade pessoal e a importância do cliente; redefinir funções e responsabilidades para que os gerentes supervisionem os processos em vez das atividades e desenvolvam as pessoas em vez de supervisioná-las; e realinhar os sistemas de informação para que ajudem os processos multifuncionais a funcionarem sem problemas, em vez de simplesmente apoiar os departamentos. Na maioria das empresas que estudei, os executivos estavam se debatendo. Eles perceberam que precisavam mudar muitas coisas para aproveitar o poder dos processos, mas não tinham certeza sobre o que exatamente precisava ser mudado, em quanto e quando. Sua incerteza se manifestou em decisões hesitantes e planejamentos confusos, em debates intermináveis e discussões improdutivas, em complacência injustificada e desespero igualmente injustificado, em erros e retrabalho, em atrasos e esforços abandonados. As pessoas continuavam fazendo perguntas umas às outras, como: Começamos com a coisa certa? Como sabemos que estamos progredindo? Qual será a aparência da organização quando terminarmos? Além disso, os executivos, especialmente quando trabalham em funções diferentes, geralmente discordam sobre os fatores que auxiliam nas transformações baseadas em processos. Cada um tem uma ideia especial com base em sua experiência. Como os seis homens cegos e o elefante, um se concentra na tecnologia, outro nas questões de recursos humanos, um terceiro na estrutura organizacional e assim por diante, criando confusão e conflito. Os gerentes também tendem a passar do otimismo selvagem de que o desenvolvimento de novos processos será indolor para a incerteza incessante de que a tarefa é inútil. Sem saber em que e quando devem se concentrar, os executivos não conseguiram dominar a ciência da transformação dos processos de negócios. Há cinco anos, iniciei um projeto de pesquisa em conjunto com o Phoenix Consortium — um grupo de empresas líderes com as quais trabalho em estreita colaboração — para desenvolver um roteiro de implementação de processos. Meu objetivo era criar uma estrutura que ajudasse os executivos a compreender, planejar e avaliar os esforços de transformação baseados em processos. Com o tempo, identifiquei dois grupos distintos de características que são necessárias para que os processos de negócios tenham um bom desempenho e mantenham esse desempenho (veja o quadro “O modelo de maturidade empresarial e de processos”). Um conjunto de recursos se aplica a processos individuais. Esses facilitadores de processos determinar o quão bem um processo é capaz de funcionar ao longo do tempo. Eles abrangem a abrangência do design de um processo, as habilidades das pessoas que operam o processo, a nomeação de um proprietário de processo de alto nível para supervisionar a implementação e o desempenho do processo, a correspondência entre os sistemas de informações e gerenciamento da organização e as necessidades do processo e a qualidade das métricas que a empresa usa para medir o desempenho do processo. Minha pesquisa mostra que nem todas as organizações estão igualmente preparadas para implementar esses facilitadores. As empresas que são capazes de fazer isso possuem importantes capacidades em toda a empresa: Seus executivos seniores apoiam o foco nos processos; seus funcionários valorizam muito os clientes, o trabalho em equipe e a responsabilidade pessoal; empregam pessoas que sabem como redesenhar processos; e estão bem organizados para lidar com projetos complexos. O modelo de maturidade empresarial e de processos As empresas precisam garantir que seus processos de negócios se tornem mais maduros — em outras palavras, que sejam capazes de oferecer maior desempenho ao longo do tempo. Para que isso aconteça, as empresas devem desenvolver dois tipos de características: facilitadores de processos, que dizem respeito a processos individuais, e capacidades corporativas, que se aplicam a organizações inteiras. Existem cinco facilitadores de processo... Desenho: A abrangência da especificação de como o processo deve ser executado. Artistas: As pessoas que executam o processo, particularmente em termos de suas habilidades e conhecimentos. Proprietário: Um executivo sênior responsável pelo processo e seus resultados. Infraestrutura: Sistemas de informação e gerenciamento que apoiam o processo. Métricas: As medidas que a empresa usa para monitorar o desempenho do processo. ... e quatro recursos corporativos. Liderança: Executivos seniores que apoiam a criação de processos. Cultura: Os valores do foco no cliente, do trabalho em equipe, da responsabilidade pessoal e da vontade de mudar. Experiência: Habilidades e metodologia para redesenho de processos. Governança: Mecanismos para gerenciar projetos complexos e iniciativas de mudança. As empresas podem usar suas avaliações dos facilitadores e capacidades, em conjunto, para planejar e avaliar o progresso das transformações baseadas em processos. Juntos, os capacitadores e os recursos fornecem uma maneira eficaz para as empresas planejarem e avaliarem as transformações baseadas em processos. Apresentei a primeira versão do modelo aos membros do Phoenix Consortium em 2004, e eles a testaram e revisaram extensivamente. Em 2006, finalizei a estrutura, que chamo de Modelo de Maturidade Empresarial e de Processo (PEMM). Nas páginas seguintes, discuto detalhadamente os cinco facilitadores de processos e os quatro recursos corporativos. Também mostro como as empresas que usam o PEMM podem tirar a tarefa de transformação de processos da arena da intuição e do mistério e submetê-la à medição, avaliação, melhoria e replicação. Seus processos podem oferecer alto desempenho? Minhas duas décadas de experiência com processos de negócios me ensinaram que a forma influencia a função, ou seja, o design do processo determina o desempenho. Por design, quero dizer a especificação de quais pessoas devem realizar quais tarefas, em que ordem, em que local, sob quais circunstâncias, com quais informações e com que grau de precisão. Certamente, as empresas podem usar técnicas como Six Sigma e TQM para garantir que os funcionários executem os processos corretamente. No entanto, redesenhar processos geralmente é a única maneira de melhorar drasticamente seu desempenho. Isso elimina muitas das atividades sem valor agregado que são a fonte de custos, erros e atrasos e ajuda as empresas a criar inovações de processo (veja meu artigo “Mudança profunda: como a inovação operacional pode transformar sua empresa”, HBR, abril de 2004). Embora o redesenho de processos não seja mais a terra incógnita de antes, um problema persiste: a maioria das empresas tende a sobrepor novos processos a organizações funcionais já estabelecidas. No entanto, as características de uma organização tradicional, como definições de cargos, sistemas de medição de desempenho e hierarquias gerenciais, nem sempre dão suporte a processos de alto desempenho. Por exemplo, executivos seniores podem incentivar os gerentes a criar um processo multifuncional, mas depois impedir que eles alterem o sistema de medição de desempenho da empresa de forma adequada. Isso é míope. O processo de negócios renovado exige que os funcionários se concentrem em um resultado amplo e comum; se a organização medir o desempenho como sempre fez, ela recompensará as pessoas por se concentrarem em metas funcionais restritas. Como o processo pode atingir seu potencial nessas circunstâncias? As empresas investirão na reciclagem de funcionários para trabalhar em um novo processo, mas se recusam a pagar a conta por ajudar as pessoas a entender como o processo funciona como um todo. Se os funcionários não conhecerem o contexto em que trabalham, estarão propensos a tomar decisões que não são do melhor interesse de todo o processo. Da mesma forma, os líderes tentarão criar processos sem alterar as responsabilidades gerenciais. Isso também é problemático. Um processo de alto desempenho ultrapassa os limites funcionais, portanto, um executivo sênior deve supervisioná-lo. Sem essa pessoa, o processo não ganhará força dentro da organização. Como um processo pode atingir seu potencial se uma organização mede o desempenho como sempre fez e recompensa as pessoas por se concentrarem em metas funcionais restritas? Ao estudar organizações que estavam implementando novos processos, acompanhei seus erros de omissão. Também analisei os vários fatores necessários para sustentar os processos de negócios. Testei as duas listas ao longo de vários anos e as reduzi às cinco características que considero essenciais para que qualquer processo tenha um bom desempenho. Um processo deve ter uma informação bem especificada design; caso contrário, as pessoas que o realizam não saberão o que fazer nem quando. As pessoas que executam o processo, o artistas, devem ter habilidades e conhecimentos adequados; caso contrário, eles não serão capazes de implementar o design. Tem que haver um proprietário, um executivo sênior que tem a responsabilidade e a autoridade de garantir que o processo produza resultados; caso contrário, ele ficará entre as fendas. A empresa deve alinhar seus infraestrutura, como tecnologias da informação e sistemas de RH, para apoiar o processo; caso contrário, eles impedirão seu desempenho. Finalmente, a empresa deve desenvolver e usar o correto métricas para avaliar o desempenho do processo ao longo do tempo; caso contrário, ele não fornecerá os resultados corretos. Esses facilitadores oferecem a um processo o potencial de oferecer alto desempenho. Os facilitadores são mutuamente interdependentes: se faltar algum, os outros se mostrarão ineficazes. Um proprietário fraco não consegue implementar um design de processo sólido, profissionais mal treinados não conseguem realizar o projeto, um design ruim não pode otimizar as métricas do processo, por mais bem pensadas que sejam, e assim por diante. Um processo que carece de um facilitador pode gerar resultados em curto prazo por meio de desempenho sobre-humano ou intervenção executiva, mas esses resultados não durarão. Obviamente, ter todos os facilitadores implementados não garante que um processo tenha um bom desempenho; por exemplo, a mera existência de um design de processo não significa que seja bom. Testemunhei repetidamente como a falta de facilitadores pode atrapalhar os processos. Em uma conhecida gigante da eletrônica, por exemplo, uma equipe projetou um novo processo de atendimento de pedidos e conduziu um piloto bem-sucedido. No entanto, o proprietário do processo não tinha autoridade para forçar os chefes de unidade a implementá-lo, então o esforço fracassou. Em outro caso, um grande fabricante de bens de consumo criou um novo processo e treinou seus trabalhadores para realizar novos trabalhos. No entanto, isso não os educou sobre o processo geral. Como resultado, alguns funcionários tomaram decisões que, inadvertidamente, criaram problemas para os colegas, o que prejudicou o desempenho e o moral e forçou a empresa a abandonar o esforço. Em outro caso, um fabricante farmacêutico transformou seus processos de vendas e marketing, mas não se esforçou para realinhar suas métricas e sistemas de recompensa. Isso enviou sinais conflitantes por toda a organização, provocou um comportamento inconsistente dos funcionários e acabou prejudicando o projeto. O que torna a revisão de processos particularmente complicada é o fato de que esses facilitadores estão presentes nas organizações em diferentes níveis de intensidade e, portanto, variam no grau em que apoiam um processo. Por exemplo, a questão raramente é tão clara quanto se as organizações nomeiam ou não proprietários de processos; muitas empresas, depois de fazer isso, não dão aos proprietários do processo a autoridade para implementar todas as mudanças necessárias para que os processos funcionem. Identifiquei e defini quatro níveis de força do facilitador de processos (P-1, P-2, P-3 e P-4), cada um dos quais se baseia no nível anterior, conforme mostrado no quadro “Avaliando a maturidade de seus processos”. No caso de artistas, por exemplo, o nível P-1 indica que os funcionários estão meramente cientes do processo e de suas métricas. No estágio P-2, as pessoas devem ser capazes de descrever o processo e onde elas se encaixam nele. No nível P-3, os funcionários podem expressar como seu trabalho afeta o desempenho da empresa. Finalmente, no estágio P-4, os artistas devem saber como seu trabalho afeta clientes e fornecedores. Quanto mais fortes forem os facilitadores, melhores serão os resultados que o processo pode oferecer de forma sustentada. Avaliando a maturidade de seus processos (com planilha em PDF para download) Clique aqui para baixar uma planilha em PDF sobre “Avaliando a maturidade de seus processos”. Clique aqui para baixar uma planilha em PDF sobre “Avaliando a maturidade de seus processos”. Os pontos fortes dos facilitadores determinam a maturidade de um processo, ou seja, sua capacidade de oferecer maior desempenho ao longo do tempo. Se todos os cinco ativadores de um processo estiverem no nível P-1, o processo em si está no nível P-1; se todos os cinco ativadores estiverem no nível P-2, o processo estará no P-2; e assim por diante. No entanto, se apenas quatro dos cinco facilitadores atingirem um nível específico, não se pode dizer que o processo tenha atingido esse nível; ele pertencerá ao nível abaixo. Em particular, se algum ativador for tão fraco que não atenda nem mesmo ao nível P-1, o processo é, por padrão, em P-0. Esse é o estado natural das coisas quando as organizações não se concentram no desenvolvimento de seus processos de negócios e, nesse nível P-0, os processos funcionam de forma irregular. No nível P-1, um processo é confiável e previsível; é estável. Na P-2, um processo fornece resultados superiores porque a empresa o projetou e implementou de uma ponta à outra da organização. No próximo nível, P-3, um processo oferece desempenho ideal porque os executivos podem integrá-lo, quando necessário, a outros processos internos para maximizar sua contribuição para o desempenho da empresa. Finalmente, na P-4, um processo é o melhor da categoria, transcendendo os limites da empresa e se estendendo de volta aos fornecedores e aos clientes. A exposição mostra os quatro níveis de maturidade do processo, com as linhas mostrando os facilitadores e as colunas indicando os níveis de resistência. (Há 13 linhas porque eu dividi os cinco ativadores em componentes mais finos.) As empresas que usam essa tabela para avaliar a maturidade de seus processos consideram eficaz tratar as proposições relativas aos facilitadores (as células da tabela) não como afirmações verdadeiras ou falsas, mas como amplamente verdadeiras, um tanto verdadeiras ou amplamente falsas. Onde avaliações quantitativas são possíveis, em grande parte verdade significa que a declaração está pelo menos 80% correta, algo verdadeiro sugere que a afirmação está entre 20% e 80% correta e em grande parte falsa significa que a afirmação está menos de 20% correta. Os executivos costumam colorir as células de verde, amarelo ou vermelho, respectivamente, dependendo de suas respostas. As células verdes indicam as coisas que não estão impedindo o progresso de um processo e não precisam de muito foco; as células amarelas mostram áreas nas quais a empresa tem muito trabalho a fazer; e as células vermelhas representam obstáculos que impedem que o processo alcance um nível mais alto de desempenho. As empresas geralmente enfrentam glóbulos vermelhos quando estão ignorando problemas ou lidando com eles da maneira errada e, portanto, precisam enfrentá-los com urgência. Deixe-me mostrar como pode ser útil para os gerentes conhecer o estado dos facilitadores de processos de uma empresa. Em 2004, a Michelin lançou um esforço de redesenho de processos para ajudar a aumentar o foco no cliente e reduzir custos. Na época, o processo de atendimento de pedidos do fabricante global de pneus forçava os clientes a lidar com vários departamentos e a entrar e voltar repetidamente com a empresa. Para resolver o problema, a Michelin criou um novo processo de alto desempenho, chamado Demand to Cash (D2C). Um ano depois, um design de processo simplificado, que fornecia aos grandes clientes pontos de contato únicos, uma equipe que os conhecia e informações precisas, estava pronto. Durante os pilotos, os executivos descobriram que, em alguns casos, o novo processo reduziu o tempo de atendimento do pedido de quatro horas para 20 minutos. A Michelin decidiu implantar o novo processo em 30% de suas operações na América do Norte até 2006, antes de implantá-lo em toda a região. A equipe de redesenho de processos da empresa aprendeu com minha pesquisa que, antes de poder implementar um novo processo que proporcionasse desempenho superior, ou seja, um processo P-2, todos os seus facilitadores precisavam estar no nível P-2. Quando a equipe, liderada pelo proprietário do processo, realizou uma avaliação para confirmar que esse era o caso, descobriu que os sistemas de recursos humanos que apoiavam o novo processo estavam abaixo do P-2. A Michelin não havia redefinido os cargos dos gerentes e o escopo de suas atividades com clareza suficiente. Antes de lançar o novo processo, a empresa iniciou uma série de workshops para esclarecer as novas funções e os estatutos departamentais dos gerentes e alinhá-los melhor ao processo D2C. A análise de capacitadores da Michelin também sugeriu que o processo D2C pode ter problemas porque os projetos de melhoria de desempenho proliferaram na empresa. Os executivos seniores, portanto, colocaram o proprietário do processo no comando de todos os projetos que afetaram o processo de D2C para garantir que eles não interferissem em sua execução ou implantação em toda a empresa. Sua empresa está pronta para processos de alto desempenho? Para desenvolver processos de alto desempenho, as empresas precisam oferecer ambientes favoráveis. Eles devem possuir ou desenvolver capacidades organizacionais em quatro áreas: liderança, cultura, experiência e governança. Primeiro, os executivos seniores de uma empresa devem estar comprometidos com a abordagem do processo de negócios. O redesenho dos processos requer uma ampla mudança organizacional que geralmente provoca resistência no futuro. Isso pode reduzir esforços que não contam com o apoio de executivos seniores. Em segundo lugar, somente organizações cujas culturas valorizam os clientes, o trabalho em equipe, a responsabilidade pessoal e a vontade de mudar acharão possível avançar com projetos de mudança liderados por processos. Os processos de negócios, que abrangem várias funções, devem ser operados por pessoas com esses valores. Em terceiro lugar, as empresas devem ter algumas pessoas com habilidades e conhecimento em redesenho de processos; isso não é trabalho para amadores ou improvisadores. E quarto, as empresas devem ter certeza de ter formas de governar projetos e iniciativas de mudança se não quiserem que o caos e o conflito as atrapalhem. A menos que todos esses recursos estejam presentes em toda a empresa, será impossível para a organização institucionalizar os facilitadores e sustentar o desempenho de seus processos. Os executivos podem conseguir forçar a criação de alguns facilitadores mesmo que os recursos não estejam presentes, mas o desempenho de seus processos não perdurará. As organizações precisam de competência básica em todos os recursos corporativos para iniciar projetos de redesenho de processos; elas precisam de maior competência se quiserem progredir com eles. Assim como havia quatro níveis de força do facilitador de processos, há quatro níveis de capacidade empresarial: E-1, E-2, E-3 e E-4. Se uma empresa tem recursos E-1, ela está no primeiro nível de maturidade corporativa. Isso significa coisas diferentes no caso de cada recurso. Por exemplo, uma organização no nível E-1 de cultura deve ter alguma experiência com trabalho em equipe. Para progredir, no entanto, a empresa deve ter uma cultura E-2, na qual geralmente usa equipes de projeto multifuncionais e seu pessoal está familiarizado com o trabalho em equipe. Para atingir o nível E-3, o trabalho em equipe deve ser a norma dentro da empresa. Para atingir o mais alto nível de capacidade, E-4, o trabalho em equipe com fornecedores e clientes deve ser rotineiro. Capacidades organizacionais mais fortes tornam os facilitadores mais fortes, o que permite um melhor desempenho do processo. Capacidades organizacionais mais fortes tornam os facilitadores mais fortes, o que permite um melhor desempenho do processo. Assim, quando uma empresa tem capacidades E-1 em liderança, cultura, expertise e governança, ela está pronta para avançar todos os seus processos para o nível P-1; quando todas as quatro capacidades alcançam E-2, a empresa pode passar seus processos para P-2; e assim por diante. A exposição “Avaliando a maturidade da sua empresa” apresenta os quatro níveis de maturidade empresarial com os quatro recursos divididos em 13 elementos. (A correspondência com o número de elementos na tabela de ativadores de processo é pura coincidência.) Os executivos podem avaliar os níveis de maturidade da empresa da mesma forma que avaliam os níveis dos facilitadores de processos: avaliando se cada proposta é amplamente verdadeira, um pouco verdadeira ou amplamente falsa em suas organizações. Eles podem então usar cores para identificar os aspectos da empresa que aceitam processos (verde), ainda precisam ser trabalhados (amarelo) e são positivamente hostis a eles (vermelho). Avaliando a maturidade de sua empresa (com planilha em PDF para download) Clique aqui para baixar uma planilha em PDF sobre “Avaliando a maturidade da sua empresa”. Clique aqui para baixar uma planilha em PDF sobre “Avaliando a maturidade da sua empresa”. Muitas empresas consideram suas capacidades corporativas garantidas. Por exemplo, quando o CSAA (o clube AAA do norte da Califórnia, Utah e Nevada) conduziu uma análise para descobrir por que alguns de seus processos estavam funcionando melhor do que outros, descobriu que o problema estava em suas capacidades corporativas. Uma equipe liderada por Greg Tucker, vice-presidente de transformação de negócios da CSAA, descobriu deficiências na governança e na experiência da organização, especialmente no treinamento de proprietários de processos, o que impediu que seus processos operassem de forma consistente no nível P-2. A equipe também descobriu que o trabalho em equipe multifuncional não era forte na cultura da empresa, então os processos que residiam em grande parte em uma única divisão, como o processamento de reclamações, estavam se saindo melhor do que aqueles que abrangem várias funções, como cobrança e pagamento de clientes. Esses insights levaram a organização a iniciar vários esforços, incluindo fornecer mais responsabilidade aos proprietários do processo, integrar as prioridades do processo aos exercícios de planejamento estratégico e implementar um novo modelo de liderança que enfatizasse as capacidades do processo. Essas iniciativas ajudaram a CSAA a aumentar suas capacidades corporativas e estabilizar o desempenho de seus processos. As experiências pioneiras de uma unidade podem energizar toda a organização. Em alguns casos, uma empresa como um todo pode não estar preparada para embarcar em um programa de redesenho de processos, mas algumas de suas divisões podem estar prontas para fazê-lo. Em tais situações, os executivos devem avaliar a força das capacidades corporativas não no nível corporativo, mas no nível da unidade de negócios. De fato, as experiências pioneiras de uma unidade podem energizar toda a organização, aumentando suas capacidades corporativas a um nível em que o trabalho de redesenho de processos possa começar em toda a empresa. Por exemplo, na Tetra Pak, gigante de equipamentos e materiais de embalagem, a tarefa de redesenhar processos começou em 2001 na unidade de negócios Carton Ambient da empresa, que fabrica equipamentos e materiais que permitem que produtos perecíveis, como leite e sucos, sejam armazenados em temperatura ambiente. As capacidades da unidade eram mais maduras do que as da empresa, em parte devido ao compromisso apaixonado do então chefe da unidade, Dennis Jönsson, com a transformação baseada em processos. Quando a unidade redesenhou seus processos, seu desempenho aumentou; por exemplo, a precisão das datas de entrega de novos produtos aumentou drasticamente, de 13% para 85%. O sucesso da unidade incentivou a Tetra Pak a desenvolver novos processos em toda a empresa — esforços que foram impulsionados quando Jönsson assumiu o cargo de CEO da Tetra Pak em 2006. Usando o Framework Os facilitadores de processos e os recursos corporativos criam uma estrutura abrangente que permite às empresas avaliar a maturidade de seus processos de negócios e a receptividade de suas organizações às mudanças baseadas em processos. A amplitude do modelo dissipa a noção comum de que prosseguir com os processos é fácil. Ao mesmo tempo, a presença de vários níveis de maturidade indica que as empresas não precisam planejar ir do nada à perfeição de uma só vez. A estrutura gradual indica que existe um caminho para se tornar uma empresa de processos, o que alivia as ansiedades das pessoas e elimina a confusão. Há um caminho para se tornar uma empresa de processos. O PEMM é diferente de outras estruturas de maturidade de processos, como a estrutura Capability Maturity Model Integration (CMMI) da Carnegie Mellon, que se aplica a processos específicos, como desenvolvimento e aquisição de software. O modelo CMMI identifica as melhores práticas para processos específicos e avalia a maturidade de uma organização em termos de quantas dessas práticas ela implementou. Por outro lado, o PEMM se aplica a empresas de qualquer setor e não especifica a aparência de um determinado processo. Ele identifica as características que qualquer processo e toda empresa devem ter para projetar e implantar processos de alto desempenho. Uma empresa pode aplicar o PEMM a todos os seus processos, o que permite o uso de uma abordagem padrão em toda a organização, fácil compartilhamento de experiências e comparações rápidas de resultados. Além disso, cada organização pode desenvolver processos que atendam às suas próprias necessidades, já que o PEMM não insiste que o design contenha recursos específicos. O PEMM também é fácil de administrar. Depois de uma breve introdução, até mesmo funcionários iniciantes em processos podem criar e interpretar as duas matrizes. A simplicidade do modelo permite que as pessoas o apliquem sozinhas, em vez de confiar em especialistas ou consultores; é mais provável que os funcionários acreditem e ajam de acordo com essas avaliações. Ao mesmo tempo, o caráter objetivo do modelo — ele usa proposições testáveis em vez de opiniões — ajuda a reduzir a emoção e evitar discussões desnecessárias. Pedir aos funcionários que avaliem um processo ou uma empresa é uma forma sutil de engajá-los e, à medida que se envolvem mais com os processos, seu compromisso com a mudança aumenta. Participar das avaliações do PEMM é educacional, sem a formalidade e as sensibilidades geralmente associadas a tais atividades. A natureza estruturada do modelo, sua base nas experiências da empresa e sua plausibilidade intuitiva fazem com que os executivos seniores e o pessoal da linha de frente se sintam mais confortáveis com a mudança baseada em processos. Por meio do PEMM, as pessoas aprendem sobre processos e organizações centradas em processos fazendo e não ouvindo. As empresas têm usado o PEMM de várias maneiras e em diferentes estágios de projetos de transformação baseados em processos. Quando as empresas começam a redesenhar os processos de negócios ou buscam subir de um nível para o outro, é imperativo que elas conduzam primeiro uma análise de maturidade. Em 2001, Tom Purves, agora vice-presidente de operações de fabricação da Shell para a Costa do Golfo das Américas, assumiu o cargo de gerente da refinaria Motiva, uma joint venture entre a Shell e a Saudi Aramco, em Port Arthur, Texas. Ele e sua equipe de liderança usaram técnicas baseadas em processos para redesenhar dois processos principais (garantir a produção segura e a manutenção centrada na confiabilidade) e melhorar as operações da refinaria. Os resultados foram impressionantes: em 2001, a perda de produção não orçada de Port Arthur, a principal métrica do desempenho de uma refinaria, foi de 7,0%; em 2005, a perda caiu para 2,4% — menor do que o valor então melhor da categoria, de 3,0%. A Purves estava determinada a melhorar ainda mais o desempenho da refinaria aumentando a força dos facilitadores de processo de P-2 para P-3. Sua equipe usou o PEMM para identificar áreas que precisariam ser melhoradas. Proprietários de processos e executivos seniores avaliaram os facilitadores de processos e as capacidades corporativas, e o pessoal da linha de frente, de forma independente, fez o mesmo. Sem surpresa, as visões dos executivos eram muito mais otimistas do que as dos trabalhadores. Em vez de encobrir as diferenças, Purves fez com que os dois grupos se concentrassem nas áreas de desacordo. Ao evitar a tentação de calcular a média e aproveitar o poder da conversa, os dois grupos fizeram uma avaliação precisa. Por exemplo, executivos seniores avaliaram a experiência da Port Arthur em projetar processos mais do que seus subordinados. Isso porque outros funcionários não sabiam como os executivos seniores avaliaram as metodologias de design de processos nem estabeleceram padrões para elas. A equipe sênior convenceu os funcionários a aceitarem sua avaliação dessa área, mas reconheceu a necessidade de melhorar a comunicação sobre o assunto. Purves e sua equipe descobriram que vários facilitadores estavam no nível P-3, mas a avaliação mostrou fraquezas no conhecimento dos artistas e no uso de métricas para definição de metas. O PEMM também identificou algumas lacunas de governança. Esses insights levaram a equipe a lançar esforços para aumentar a compreensão dos processos pelos executores, usar uma abordagem mais estruturada para definir metas de desempenho e criar um escritório de gerenciamento de programas. Como resultado, o desempenho continuou melhorando. Por exemplo, a taxa de alarme de Port Arthur, uma métrica fundamental do processo Assegure Safe Production, agora é a mais baixa no sistema de fabricação da Shell, e o tempo médio entre falhas nos principais equipamentos aumentou. Essas mudanças contribuíram significativamente para os resultados financeiros da refinaria. Com base na experiência de Port Arthur, a Shell está usando o PEMM para avaliar suas refinarias e fábricas de produtos químicos em todo o mundo. Os líderes locais usam os resultados, que a empresa vinculou às análises estratégicas de negócios, para descobrir a posição de suas fábricas em questões críticas e identificar as etapas necessárias para desenvolver as capacidades corporativas e os facilitadores de processos. A facilidade de usar a estrutura PEMM e o baixo custo indireto do modelo possibilitaram que a Shell conduzisse essas avaliações a cada seis meses. O PEMM geralmente ajuda as empresas a enfrentar o difícil problema de sustentar processos de alto desempenho. A Clorox, por exemplo, vem trabalhando em seu processo Order to Cash (OTC) desde 2002 e, ao redesenhar vários de seus subprocessos, a empresa alcançou resultados impressionantes: em 2006, os envios atrasados caíram em mais de 70%, os recebíveis antigos diminuíram em dois terços e a porcentagem de pedidos perfeitos disparou de 19% para 70%. No entanto, os líderes do esforço não tinham certeza de que o processo pudesse sustentar esses resultados. Rick Magoun, vice-presidente de logística da Clorox e proprietário do processo da OTC, pediu aos proprietários dos quatro subprocessos que avaliassem sua maturidade. Ele também pediu à equipe de liderança logística de dez pessoas que avaliasse as capacidades corporativas das partes da organização envolvidas na execução do processo de OTC. Cada membro conduziu uma avaliação e o grupo então discutiu os resultados. Eles chegaram a um consenso, não dividindo diferenças ou buscando médias, mas debatendo cada avaliação até que algumas pessoas — não necessariamente aquelas em minoria — reconsiderassem suas avaliações. Essa provou ser uma forma poderosa para a equipe criar um entendimento compartilhado sobre o que a transformação envolveu e aprender o que mais ela precisava fazer. A análise forneceu várias descobertas inesperadas. Primeiro, mostrou que o processo Order to Cash não era tão maduro quanto muitas pessoas acreditavam que fosse. Isso foi surpreendente porque o processo foi alvo de esforços conjuntos de redesenho, mas reforçou a ideia de que idade não é o mesmo que maturidade. Em segundo lugar, os recursos corporativos da Clorox estavam mais maduros do que os facilitadores do processo de OTC. A avaliação indicou que os executivos precisavam focar mais atenção nas habilidades, no conhecimento e no comportamento dos artistas. Além disso, os designs do processo não refletiam adequadamente a voz do cliente, então isso também precisava ser trabalhado. Em terceiro lugar, as métricas OTC estavam em melhor estado do que os outros facilitadores, então a equipe poderia adiar o trabalho nessa área. Da mesma forma, a equipe encontrou algumas fraquezas em suas capacidades corporativas, incluindo uma falta de experiência em processos e uma prontidão insuficiente para mudanças. A equipe da Clorox usou todas essas descobertas para moldar um plano de ação para o ano seguinte. Entre outras coisas, a equipe documentou as revisões do processo e usou esses documentos para preparar as pessoas para a mudança. Também envolveu mais pessoas nos esforços de redesenho, ampliando as habilidades da empresa. Como os recursos corporativos estavam em um nível mais alto do que os facilitadores do processo, os executivos sabiam que a organização estava pronta para investir tempo e recursos para resolver quaisquer problemas pendentes. O aplicativo PEMM proporcionou à Clorox vários benefícios adicionais. Por exemplo, a análise eliminou as suposições do planejamento; a equipe do proprietário do processo não havia abordado certos problemas simplesmente porque não havia pensado neles. A estrutura permitiu que os membros da equipe decidissem onde concentrar seus recursos, em vez de forçá-los a confiar na intuição e em lampejos de inspiração. Além disso, a análise do PEMM deu aos líderes da Clorox respostas que eles poderiam oferecer aos muitos funcionários que se entusiasmaram com o foco da empresa nos processos de negócios e estavam perguntando o que poderiam fazer para ajudar. Finalmente, quando os processos de alto desempenho falham, as empresas podem usar o PEMM para descobrir o que as aflige. Foi o que a Schneider National, uma das maiores empresas de transporte rodoviário dos Estados Unidos, fez recentemente. Há cinco anos, para combater a desaceleração do crescimento, a empresa identificou cinco processos principais. Um deles, o processo de aquisição de novos negócios, engloba todo o trabalho que a Schneider realiza a partir do momento em que um representante de vendas ouve falar de uma possível oportunidade de ganhar um contrato. Uma métrica fundamental do desempenho desse processo é o tempo necessário para responder à solicitação de proposta de um cliente. Antes do redesenho, a Schneider normalmente precisava de 30 a 45 dias para fazer uma oferta. Em 2003, a empresa criou um novo processo que permitiu que ela respondesse a um cliente em menos de três dias — uma melhoria de mais de 90%. Como resultado, a taxa de vitórias da Schneider, a porcentagem de oportunidades de vendas que ela converteu em contratos, aumentou em 70%. Quando os processos de alto desempenho falham, as empresas podem usar o PEMM para descobrir o que as aflige. No início de 2005, no entanto, a empresa começou a ter problemas. O processo redesenhado se concentrou nos “proprietários do mercado”, líderes experientes com a responsabilidade de orientar preços e outras decisões relacionadas a RFPs. Em um esforço para aliviar a pressão sobre os proprietários do mercado, algumas unidades de negócios começaram a envolver mais gerentes nessas decisões. Outras soluções alternativas surgiram e, em breve, o desempenho do processo começou a se deteriorar. Quando uma equipe da Schneider usou o PEMM, determinou que, embora os facilitadores do processo estivessem nos níveis P-2 e P-3, as capacidades corporativas estavam atrasadas. Especificamente, a equipe encontrou lacunas na governança e na cultura. Os proprietários do processo e o conselho de processos da Schneider, que servia como um fórum para proprietários de processos e gerentes de negócios resolverem problemas pendentes, não eram poderosos o suficiente para impedir que os gerentes de linha mexessem nos processos. A empresa também não havia incorporado o compromisso de resolver problemas de forma estruturada, em vez de ad hoc, de forma suficientemente profunda. Doug Mueller, então vice-presidente de transformação de negócios e agora chefe da unidade de negócios Sole Source, havia levantado essas questões, mas não conseguiu receber muita atenção. A análise do PEMM identificou áreas de fraqueza, ajudou a obter a adesão da equipe de gerenciamento sênior e serviu como catalisador para o desenvolvimento de programas para atualizar o sistema de governança de processos da Schneider e focar sua cultura mais diretamente nos processos de negócios. • • • A estrutura do PEMM não torna o caminho para a transformação do processo fácil de percorrer. Os executivos devem realizar muitos trabalhos difíceis, até mesmo dolorosos, para projetar processos de alto desempenho e criar um ambiente no qual esses processos floresçam. Na verdade, as organizações geralmente ficam surpresas com os resultados das análises de PEMM; elas sentem que fizeram mais progresso do que o modelo mostra. No entanto, nas transformações do processo, como na vida, saber onde você está e ter um roteiro a seguir é melhor do que tropeçar no escuro.