Fechamento virtual da Cisco

Em muitas empresas, podem passar dias, semanas ou até meses entre o momento em que uma venda é feita ou uma despesa gerada e o momento em que o departamento financeiro fornece um relatório preciso desses eventos à gerência. Como resultado, executivos, vendedores e gerentes de produção precisam tomar decisões importantes no dia a dia sem uma compreensão atualizada e concreta do status da empresa. Na verdade, os funcionários precisam agir no escuro. Há cinco anos, decidimos acelerar radicalmente nosso processo de relatórios financeiros. Naquela época, a Cisco Systems era uma empresa de médio porte que enfrentava enormes oportunidades de crescimento e um mercado de redes em constante mudança. A falta de informações financeiras confiáveis e atualizadas era um verdadeiro obstáculo. Demoramos 14 dias para fechar nossos livros e, até então, não sabíamos exatamente onde estavam nossas operações ou se estávamos no caminho certo para atingir nossas metas de receita e lucro. Isso era inaceitável. Nossos tomadores de decisão precisavam de mais do que relatórios trimestrais; eles precisavam de uma visão financeira diária. Os tomadores de decisão precisam de mais do que relatórios trimestrais; eles precisam de uma visão financeira diária. Portanto, o grupo financeiro estabeleceu algumas metas agressivas: geraríamos demonstrações financeiras consolidadas em um dia, reduziríamos os custos financeiros pela metade e transformaríamos a forma como apoiamos os tomadores de decisão da empresa. Queríamos deixar de ser guardiões de informações e passar a ser catalisadores de mudanças em toda a organização. Esses tipos de objetivos não tinham precedentes, mas tenho o prazer de dizer que superamos nossas próprias expectativas. Depois de cinco anos refinando nossos processos contábeis, aprimorando a qualidade dos dados que coletamos e aumentando drasticamente a velocidade de sua distribuição, o grupo financeiro alcançou o “fechamento virtual”. Podemos literalmente fechar nossos livros em poucas horas, produzindo demonstrações financeiras consolidadas no primeiro dia útil após o final de qualquer período de relatório mensal, trimestral ou anual. Mais importante ainda, os tomadores de decisão que precisam atingir metas de vendas, gerenciar despesas e tomar decisões operacionais táticas diárias agora têm acesso em tempo real a dados operacionais detalhados. Mais do que tecnologia Conseguir o fechamento virtual não era apenas uma questão de implantar uma nova tecnologia. Foi necessário um esforço contínuo de toda a empresa para redesenhar nossos processos e alinhar partes diferentes de nossos negócios. Todo mês, revisamos meticulosamente o processo de fechamento para identificar oportunidades de melhoria. Estabelecemos padrões de qualidade e métricas para todas as atividades de coleta de dados. Por exemplo, padronizamos a definição de reservas e atrasos, evitando assim disputas entre os departamentos de vendas, manufatura e contabilidade sobre o status do pedido. Consolidamos as responsabilidades pelas contas a pagar e pelas compras — a maioria dos grupos financeiros divide essas tarefas — o que aumentou a produtividade e reduziu os erros. Eliminamos práticas que geraram pouco ganho financeiro com o esforço necessário, como capitalizar ativos avaliados em menos de $ 5.000. Por meio dessas etapas, reduzimos o número de transações que nossos sistemas e funcionários precisavam monitorar. Também trabalhamos em estreita colaboração com todas as divisões da Cisco para dar aos funcionários acesso em tempo real a métricas comerciais cruciais, como pedidos, descontos, receitas, margens de produtos e despesas com pessoal. Desenvolvemos aplicativos de Internet e outros mecanismos para garantir que todos os dados operacionais e financeiros fossem reportados de forma consistente, evitando a demorada tarefa de reconciliar os números. Em 1998, tínhamos informações globalmente consistentes disponíveis on-line para os tomadores de decisão da Cisco. Hoje, atualizamos nossas reservas, receitas e margens de produtos a cada minuto. Essas ferramentas e dados têm sido inestimáveis para ajudar a Cisco a gerenciar seu rápido crescimento. Os executivos podem analisar constantemente o desempenho em todos os níveis da organização. Os gerentes regionais de vendas podem comparar seu desempenho com as previsões. Chefes de negócios e gerentes de contratação podem avaliar se seus orçamentos de pessoal permitirão acelerar ou desacelerar as contratações durante uma determinada semana. Também compartilhamos nossos dados financeiros com fornecedores externos; informações diárias sobre nossa carteira de produtos, margens de produtos e prazos de entrega acionam decisões em toda a cadeia de suprimentos. Os fornecedores usam as informações para solicitar estoque, ajustar a capacidade de fabricação e antecipar os volumes de envio. Eles podem, por exemplo, revisar as previsões de vendas de um determinado produto e planejar seu inventário adequadamente. Nossos relatórios de acompanhamento de pedidos têm sido particularmente valiosos na identificação de segmentos de mercado que estão crescendo ou desacelerando. Há cerca de dois anos, esses relatórios destacaram uma queda significativa e repentina em nossas reservas japonesas muito antes de o resto do mundo reconhecer a recessão iminente do país. Agimos imediatamente e trabalhamos para acelerar nossas reservas em outras regiões para compensar o déficit japonês. Simultaneamente, trabalhamos para aumentar o número de funcionários da Cisco no mercado japonês, em um momento em que nossos concorrentes estavam diminuindo. Esse investimento nos permitiu atender à crescente demanda quando a economia do Japão começou a se recuperar. Como resultado, ganhamos 50 % participação de mercado em relação aos nossos concorrentes naquele país. Valor real O conceito de contabilidade em tempo real é particularmente relevante no mercado global de alta velocidade atual, que mudou fundamentalmente a forma como os negócios são administrados, as condições para o sucesso e os critérios para manter a vantagem competitiva. Nesse ambiente, os princípios da contabilidade em tempo real — fornecendo uma compreensão profunda, precisa e atualizada do desempenho de uma empresa — podem ajudar muito as empresas a criar a consistência e a previsibilidade dos lucros que, em última análise, aumentarão o valor para os acionistas. Isso certamente aconteceu na Cisco, onde nossos novos recursos de geração de relatórios nos ajudaram a alcançar 44 trimestres consecutivos de crescimento. A contabilidade em tempo real não é uma panaceia para falhas operacionais — em nossa empresa ou em qualquer outra empresa. Mas a capacidade de relatórios financeiros prepara melhor a gerência para enfrentar os desafios futuros, desde gerenciar o crescimento até lidar com crises econômicas regionais. Na Cisco, realmente mudamos a forma como operamos, melhorando as análises nas quais confiamos. Nosso fechamento virtual nos permite mudar de direção e reorientar nossos recursos rapidamente, o que nos dá uma vantagem competitiva sustentável. E isso define o verdadeiro valor da contabilidade em tempo real.

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