El cierre virtual de Cisco

En muchas empresas, pueden pasar días, semanas o incluso meses entre el momento en que se realiza una venta o se genera un gasto y el momento en que el departamento de finanzas proporciona un informe preciso de estos eventos a la gerencia. Como resultado, los ejecutivos, vendedores y directores de producción tienen que tomar decisiones importantes en el día a día sin una comprensión concreta y actualizada de la situación de la empresa. En efecto, los empleados tienen que actuar en la oscuridad. Hace cinco años, nos propusimos acelerar radicalmente nuestro proceso de elaboración de informes financieros. En esa época, Cisco Systems era una empresa mediana que se enfrentaba a enormes oportunidades de crecimiento y a un mercado de redes en constante cambio. La falta de información financiera fiable y actualizada era un verdadero obstáculo. Tardamos 14 días en cerrar nuestras cuentas y, hasta entonces, no podíamos estar seguros de la situación exacta de nuestras operaciones ni de si íbamos por buen camino para alcanzar nuestras metas de ingresos y beneficios. Eso era inaceptable. Nuestros responsables de la toma de decisiones necesitaban algo más que informes trimestrales; necesitaban información financiera diaria. Los responsables de la toma de decisiones necesitan algo más que informes trimestrales; necesitan información financiera diaria. Así que el grupo financiero se fijó unos objetivos ambiciosos: generaríamos estados financieros consolidados en un día, reduciríamos los costes de financiación a la mitad y transformaríamos la forma en que apoyábamos a los responsables de la toma de decisiones de la empresa. Queríamos pasar de ser un guardián de la información a ser un catalizador del cambio en toda la organización. Ese tipo de objetivos no tenían precedentes, pero me complace decir que hemos superado nuestras expectativas. Tras cinco años perfeccionando nuestros procesos de contabilidad, perfeccionando la calidad de los datos que recopilamos y aumentando drásticamente la velocidad de su distribución, el grupo financiero ha logrado el «cierre virtual». Podemos, literalmente, cerrar nuestros libros en cuestión de horas y elaborar estados financieros consolidados el primer día hábil siguiente al final de cualquier período de referencia mensual, trimestral o anual. Y lo que es más importante, los responsables de la toma de decisiones que necesitan alcanzar los objetivos de ventas, gestionar los gastos y tomar decisiones operativas tácticas diarias ahora tienen acceso en tiempo real a los datos operativos detallados. Más que tecnología Lograr el cierre virtual no era solo cuestión de lanzar una nueva tecnología. Fue necesario un esfuerzo sostenido en toda la empresa para rediseñar nuestros procesos y alinear las distintas partes de nuestro negocio. Todos los meses, revisábamos meticulosamente el proceso de cierre para identificar las oportunidades de mejora. Establecimos estándares de calidad (y métricas) para todas las actividades de recopilación de datos. Por ejemplo, estandarizamos la definición de reservas y atrasos, evitando así disputas entre los departamentos de ventas, fabricación y contabilidad sobre el estado de los pedidos. Hemos consolidado las responsabilidades de las cuentas por pagar y las compras (la mayoría de los grupos financieros dividieron estas tareas), lo que aumentó la productividad y redujo los errores. Eliminamos las prácticas que generaban pocos beneficios financieros con el esfuerzo requerido, como capitalizar activos valorados en menos de $ 5000. Con estas medidas, redujimos el número de transacciones que nuestros sistemas y empleados tenían que supervisar. También trabajamos en estrecha colaboración con todas las divisiones de Cisco para ofrecer a los empleados acceso en tiempo real a datos empresariales cruciales, como los pedidos, los descuentos, los ingresos, los márgenes de los productos y los gastos de personal. Desarrollamos aplicaciones de Internet y otros mecanismos para garantizar que todos los datos operativos y financieros se declararan de forma coherente, evitando la laboriosa tarea de conciliar las cifras. En 1998, teníamos información coherente a nivel mundial disponible en línea para los responsables de la toma de decisiones de Cisco. Hoy actualizamos nuestras reservas, ingresos y márgenes de productos minuto a minuto. Estas herramientas y datos han tenido un valor incalculable para ayudar a Cisco a gestionar su rápido crecimiento. Los ejecutivos pueden analizar constantemente el desempeño en todos los niveles de la organización. Los directores de ventas regionales pueden comparar su desempeño con las previsiones. Los directores de empresa y los directores de contratación pueden evaluar si sus presupuestos de personal les permitirán acelerar o desacelerar la contratación durante una semana determinada. También compartimos nuestros datos financieros con proveedores externos; la información diaria sobre nuestra cartera de productos, los márgenes de los productos y los plazos de entrega impulsa la toma de decisiones a lo largo de la cadena de suministro. Los proveedores utilizan la información para pedir inventario, ajustar la capacidad de fabricación y anticipar los volúmenes de envío. Pueden, por ejemplo, revisar las previsiones de ventas de un producto en concreto y planificar su inventario en consecuencia. Nuestros informes de seguimiento de pedidos han sido especialmente valiosos para identificar los segmentos de mercado que crecen o se ralentizan. Hace unos dos años, estos informes destacaron una caída significativa y repentina de nuestras reservas en Japón mucho antes de que el resto del mundo se diera cuenta de la inminente recesión del país. Actuamos de inmediato y nos esforzamos por acelerar nuestras reservas en otras regiones a fin de compensar el déficit de Japón. Al mismo tiempo, nos esforzamos por aumentar el número de empleados de Cisco en el mercado japonés, en un momento en que nuestros competidores estaban reduciendo sus esfuerzos. Esa inversión nos permitió satisfacer la creciente demanda cuando la economía de Japón comenzó a recuperarse. Como resultado, ganamos 50 % cuota de mercado frente a nuestros competidores en ese país. Valor real El concepto de contabilidad en tiempo real es particularmente relevante en el mercado global actual de alta velocidad, que ha cambiado radicalmente la forma en que se gestionan las empresas, las condiciones del éxito y los criterios para mantener la ventaja competitiva. En este entorno, los principios de la contabilidad en tiempo real (que proporcionan una comprensión profunda, precisa y actualizada del rendimiento de una empresa) pueden contribuir en gran medida a ayudar a las empresas a crear una coherencia y previsibilidad de los beneficios que, en última instancia, aumentarán el valor para los accionistas. Sin duda, eso ha sido cierto en Cisco, donde nuestras nuevas funciones de informes nos han ayudado a lograr 44 trimestres consecutivos de crecimiento. La contabilidad en tiempo real no es una panacea para los problemas operativos, en nuestra empresa ni en ninguna empresa. Sin embargo, la capacidad de presentación de informes financieros prepara mejor a la dirección para abordar los desafíos del futuro, desde la gestión del crecimiento hasta la gestión de las recesiones económicas regionales. En Cisco, realmente hemos cambiado nuestra forma de operar al mejorar los análisis en los que nos basamos. Nuestro cierre virtual nos permite cambiar de dirección y reorientar nuestros recursos rápidamente, lo que nos da una ventaja competitiva sostenible. Y eso define el verdadero valor de la contabilidad en tiempo real.

El cierre virtual de Cisco

Partner Center